Trong bối cảnh thị trường ngày càng bị siết chặt về kiểm soát nguồn gốc hàng hóa, đặc biệt trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki, TikTok Shop, việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ chứng minh sản phẩm hợp pháp là yếu tố sống còn đối với mỗi nhà bán hàng. Không chỉ tránh bị khóa shop, phạt hành chính, mà còn xây dựng uy tín lâu dài với khách hàng và đối tác.

Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp đầy đủ, chi tiết các loại giấy tờ cần có để chứng minh hàng chính hãng, chống hàng giả hàng nhái và đáp ứng các quy định pháp luật cho từng ngành: Xây dựng, Thú cưng, Nội thất, Đồ handmade cũng như trường hợp hàng hóa là sản phẩm thương hiệu/ủy quyền.

1. Ngành Xây dựng: Vật tư, thiết bị, phụ kiện công trình

a) Với hàng không thương hiệu lớn

• Hóa đơn đầu vào: Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán lẻ ghi rõ mặt hàng, số lượng, đơn vị cung cấp.
• Phiếu xuất kho, biên bản giao nhận: Xác thực quá trình luân chuyển hàng hóa.
• Chứng chỉ chất lượng (CO, CQ): Đặc biệt cần thiết với vật liệu xây dựng, ống nước, thép, xi măng.
• Ảnh bao bì, nhãn mác thực tế: Giúp xác thực hàng hóa và tránh khiếu nại về nhãn hiệu.

b) Với hàng thương hiệu lớn/hàng ủy quyền (Inax, Toto, Hoa Sen, Schneider…)

• Hóa đơn GTGT từ đại lý chính hãng hoặc nhà phân phối chính thức.
• Giấy ủy quyền phân phối/chứng nhận đại lý chính hãng (bản gốc hoặc scan dấu đỏ).
• Hợp đồng mua bán hoặc biên bản giao nhận với hãng/đại lý chính hãng.
• Chứng chỉ hợp chuẩn, hợp quy (nếu ngành nghề yêu cầu).

 

2. Ngành Thú cưng (Pet): Thức ăn, thuốc, phụ kiện, đồ chơi…

a) Hàng sản xuất không thương hiệu

• Hóa đơn đầu vào: Từ nhà sản xuất, nhập khẩu, đại lý phân phối.
• Phiếu xuất kho, biên bản giao nhận.
• Giấy công bố sản phẩm/giấy kiểm định chất lượng: Đặc biệt với thức ăn, thuốc thú y, vitamin, sản phẩm dinh dưỡng.
• Nhãn mác, tem phụ tiếng Việt: Với hàng nhập khẩu là điều bắt buộc.

b) Hàng thương hiệu lớn/ủy quyền (Royal Canin, Whiskas, Petkit…)

• Hóa đơn GTGT từ đại lý chính hãng, nhà nhập khẩu.
• Giấy ủy quyền phân phối/giấy xác nhận đại lý chính hãng: Bản gốc, bản scan, hợp đồng đại lý đều được chấp nhận khi có dấu mộc/chữ ký.
• Giấy công bố sản phẩm/kiểm định chất lượng: Riêng thực phẩm, thuốc thú y.
• Chứng từ hải quan/phiếu vận chuyển hợp lệ: Với hàng nhập khẩu.

 

3. Ngành Nội thất: Bàn ghế, sofa, vật liệu hoàn thiện, đồ decor…

a) Hàng tự sản xuất/hàng phổ thông

• Hóa đơn đầu vào nguyên vật liệu (nếu có mua ngoài).
• Hóa đơn đầu ra (nếu có đăng ký kinh doanh/hộ kinh doanh).
• Biên bản giao nhận, hợp đồng gia công: Nếu đặt xưởng sản xuất.
• Ảnh chụp sản phẩm thực tế, nhãn mác, bao bì.

b) Hàng thương hiệu lớn/nhập khẩu (Hòa Phát, IKEA, BAYA, An Cường…)

• Hóa đơn GTGT từ nhà phân phối chính hãng.
• Giấy xác nhận đại lý/giấy ủy quyền phân phối từ thương hiệu.
• Hợp đồng mua bán với đơn vị chính hãng, biên bản giao nhận.
• Tem mác, nhãn hiệu sản phẩm, tem bảo hành điện tử (nếu có).

 

4. Đồ handmade, thủ công, sáng tạo (trang sức, decor, phụ kiện…)

a) Hàng tự làm, không dính thương hiệu bản quyền

• Hóa đơn đầu vào nguyên vật liệu (nếu có).
• Hóa đơn bán lẻ (nếu bán qua trung gian, đại lý).
• Ảnh quá trình sản xuất, ảnh sản phẩm thực tế.
• Đăng ký kinh doanh (nếu có).

b) Đồ handmade sử dụng hình ảnh, thương hiệu bản quyền (nhân vật hoạt hình, logo…)

• Giấy ủy quyền sử dụng bản quyền hoặc hợp đồng chuyển nhượng bản quyền hình ảnh, nội dung từ chủ sở hữu.
• Hợp đồng mua bán hoặc giấy phép phân phối bản quyền nếu nhập về bán.
• Hóa đơn thể hiện nguồn gốc từ đơn vị có quyền thương mại bản quyền đó.
• Nhãn hiệu tự đăng ký, giấy chứng nhận quyền sở hữu trí tuệ (nếu có).

Lưu ý khi kinh doanh trên sàn TMĐT

• Hóa đơn đầu vào luôn là giấy tờ tối thiểu để chứng minh nguồn gốc hợp pháp.
• Hàng thương hiệu/ủy quyền bắt buộc có giấy ủy quyền hoặc hợp đồng phân phối.
• Hàng có yêu cầu tiêu chuẩn chất lượng (CO, CQ, giấy công bố) phải bổ sung theo từng ngành nghề.
• Khi bị khiếu nại, kiểm tra, hoặc đăng ký Shopee Mall, các giấy tờ này có thể được sàn yêu cầu bổ sung bất cứ lúc nào.

Kết luận

Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ chứng minh nguồn gốc, chất lượng, quyền phân phối sản phẩm không chỉ giúp bạn tránh bị khoá shop, xử phạt hành chính mà còn là cách xây dựng uy tín bền vững khi kinh doanh trên sàn.
Nếu bạn đang kinh doanh ở lĩnh vực Xây dựng, Thú cưng, Nội thất, Đồ handmade hoặc bán hàng thương hiệu/ủy quyền, hãy đối chiếu ngay checklist trên và hoàn thiện hồ sơ giấy tờ để tránh mọi rủi ro về pháp lý và thương mại.


Nguồn: TUKI GROUP