Ada banyak istilah yang digunakan untuk mendukung proses transaksi antara penjual dan pembeli. Salah satu istilah yang paling umum yaitu invoice. Invoice memiliki peran penting dalam menjaga transparansi, profesionalitas, dan legalitas sebuah transaksi. Bukan hanya sekadar lembar tagihan. Di balik kertas atau file digital tersebut, terdapat nilai hukum dan administrasi yang krusial, terutama dalam proses pencatatan keuangan bisnis. Lalu, sebenarnya apa itu invoice? Berikut penjelasan mengenai pengertian invoice beserta fungsi dan cara membuatnya pada artikel di bawah ini!

Apa itu Invoice?

Source: Freepik

Invoice adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti adanya transaksi jual beli barang atau jasa. Dalam invoice, terdapat informasi detail seperti nama barang atau jasa, jumlah, harga satuan, total pembayaran, hingga metode dan batas terakhir pembayaran.

Invoice biasanya dikirimkan setelah barang atau jasa diserahkan kepada pembeli. Dokumen ini menjadi dasar untuk melakukan pembayaran sesuai kesepakatan yang telah ditentukan kedua belah pihak.

BACA JUGA: Seller Wajib Tahu! Pengertian Nota Kredit dan Contohnya

Fungsi Invoice dalam Bisnis

Source: Freepik

1. Bukti Transaksi Resmi

Invoice menjadi bukti sah bahwa telah terjadi transaksi antara penjual dan pembeli. Bukti resmi ini mengandung hukum yang dapat berguna jika terjadi perselisihan di kemudian hari.

2. Bukti Penagihan Pembayaran

Dengan adanya invoice, penjual memiliki dasar hukum untuk menagih pembayaran kepada pembeli sesuai jumlah yang tertera di dokumen.

3. Dokumen Pendukung Akuntansi

Invoice sangat penting dalam pencatatan laporan keuangan perusahaan, baik dari sisi penjual maupun pembeli. Ini membantu pelacakan arus kas dan rekonsiliasi keuangan.

4. Alat Kontrol Persediaan

Invoice juga membantu dalam mencatat pergerakan barang, sehingga memudahkan dalam pengelolaan stok dan inventaris.

5. Pendukung Perpajakan

Dalam proses audit atau pelaporan pajak, invoice digunakan sebagai bukti transaksi untuk menghitung pajak yang harus dibayar atau dipungut, contohnya seperti PPN.

BACA JUGA: Pengertian, Fungsi dan Contoh Nomor Faktur untuk Penjualan

Jenis-Jenis Invoice

Source: Freepik

1. Standard Invoice: Berisi informasi dasar seperti nama penjual dan pembeli, barang/jasa, jumlah, harga, dan total tagihan.

2. Proforma Invoice: Dokumen ini dikirim sebelum transaksi terjadi, biasanya sebagai penawaran atau estimasi harga. Bukan tagihan resmi, tapi sebagai acuan awal.

3. Commercial Invoice: Digunakan dalam transaksi ekspor-impor. Berfungsi sebagai dokumen penting untuk bea cukai dan pengiriman internasional.

4. Recurring Invoice: Jenis invoice yang dikeluarkan secara rutin dalam jangka waktu tertentu, cocok untuk layanan berlangganan atau kontrak jangka panjang.

5. Credit Invoice (Nota Kredit): Dikeluarkan jika terjadi pengembalian barang atau pembeli mendapatkan potongan harga. Jumlahnya menunjukkan nilai pengurangan dari tagihan sebelumnya.

Informasi Wajib dalam Invoice

Sebuah invoice yang baik dan sah harus memuat beberapa informasi diantaranya yaitu,

• Nomor invoice

• Tanggal penerbitan

• Nama dan alamat penjual serta pembeli

• Deskripsi barang/jasa

• Kuantitas dan harga satuan

• Total harga dan pajak (jika ada)

• Metode dan batas waktu pembayaran

• Tanda tangan atau cap perusahaan (jika diperlukan)

Invoice merupakan dokumen penting dalam setiap transaksi bisnis yang melibatkan pertukaran barang atau jasa. Fungsi invoice tidak hanya sebagai bukti tagihan, tetapi juga sebagai alat pencatatan, kontrol, dan legalitas. Jika Anda seorang seller, maka Anda wajib mengetahui cara membuat dan menggunakan invoice secara tepat untuk membantu kelancaran operasional bisnis serta meningkatkan profesionalitas dalam bertransaksi. Mau dapatkan informasi menarik lainnya? Kunjungi website BigSeller Indonesia dan dapatkan informasi menarik seputar strategi, tips hingga cara berbisnis online. Di sini, Anda juga dapat melihat apa saja fitur menarik dari BigSeller mulai dari mengelola pesanan otomatis, scrape product hingga fitur lainnya yang dapat menguntungkan para seller setiap harinya! Jadi, tunggu apalagi? Pakai BigSeller sekarang GRATIS dengan klik di sini dan raih kesempatan untuk mendapatkan VIP selama 7 hari!