1. Thách thức của quản lý kho truyền thống

Đối với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (hay còn gọi là SME), quản lý kho hàng có vẻ là một vấn đề không quá phức tạp khi quy mô còn nhỏ. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng hoạt động, những thách thức sau sẽ nổi lên:
 

• Thiếu kiểm soát tồn kho: Không thể theo dõi chính xác số lượng hàng hóa có sẵn
• Sai sót trong xuất nhập kho: Dẫn đến thất thoát hàng hóa và tổn thất tài chính
• Quy trình thủ công chậm chạp: Ảnh hưởng đến tốc độ xử lý đơn hàng
• Khó khăn trong dự báo: Không có dữ liệu để lập kế hoạch mua hàng hiệu quả

2. Hệ thống Quản lý Kho hàng (Warehouse Management System – WMS) là gì?

WMS là một công cụ phần mềm giúp người bán quản lý toàn bộ hoạt động diễn ra trong kho hàng, từ khâu nhập hàng cho đến khi xuất hàng.

Hệ thống này được sử dụng để theo dõi tồn kho chính xác hơn, tăng tốc quá trình lấy hàng – đóng gói, và kết nối trực tiếp với các kênh bán hàng như Shopee, Lazada, TikTok Shop. Thay vì phải theo dõi thủ công, hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng hàng tồn theo thời gian thực.

• Vị trí hàng hóa: Biết chính xác từng sản phẩm được đặt ở đâu (ví dụ: kệ nào, dãy nào).
• Tồn kho theo thời gian thực: Hệ thống tự động cập nhật ngay khi có đơn hàng phát sinh.
• Xử lý đơn hàng: Tạo danh sách lấy hàng, đóng gói, in nhãn và vận chuyển nhanh chóng.
• Đồng bộ bán hàng đa kênh: Tự động kết nối với các sàn thương mại điện tử, không cần cập nhật thủ công cho từng kênh.
   

• Bạn xử lý từ 20–30 đơn hàng trở lên mỗi ngày
• Có nhiều nhân sự cùng quản lý kho
• Bán hàng trên nhiều cửa hàng online hoặc sàn thương mại điện tử

3. Những quan niệm sai lầm về hệ thống quản lý kho hàng (WMS)

WMS không chỉ giúp bạn quản lý tồn kho chính xác mà còn giúp người bán rút ngắn thời gian giao hàng gấp tăng tốc độ xử lý đơn hàng cho toàn bộ hoạt động.

3.1. WMS quá đắt đỏ cho doanh nghiệp SME

Nhiều chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể ngần ngại tìm hiểu các giải pháp WMS vì cho rằng chi phí triển khai quá cao. Tuy nhiên, hiện tại có rất nhiều phần mềm quản lý kho miễn phí được thiết kế đặc biệt cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, với các tính năng cơ bản đầy đủ để đáp ứng nhu cầu quản lý.

Thay vì phải đầu tư lớn vào phần cứng và phần mềm, các giải pháp cloud-based WMS thường hoạt động theo mô hình thuê bao, giúp bạn kiểm soát ngân sách tốt hơn. Hơn nữa, những lợi ích lâu dài về năng suất và độ chính xác sẽ mang lại lợi tức đầu tư (ROI) vượt trội so với chi phí ban đầu.
 

3.2. Hệ thống quản lý kho hàng quá phức tạp để triển khai

Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ còn cho rằng chỉ những công ty có lượng hàng tồn kho cao và kho bãi lớn mới cần giải pháp WMS. Quan niệm sai lầm này đã khiến họ bỏ lỡ cơ hội để chuẩn bị cho hoạt động hiện tại.
 

Trên thực tế, có rất nhiều giải pháp WMS hiện đại với giao diện trực quan, quy trình thiết lập đơn giản và dễ dàng tích hợp với nhiều nền tảng thương mại điện tử, nhà cung cấp dịch vụ hậu cần, cũng như phần mềm kế toán. Các nhà cung cấp cũng thường có các chương trình đào tạo và hỗ trợ khách hàng để giúp bạn chuyển đổi dễ dàng.
 

3.3. Lý do doanh nghiệp SME nên sử dụng phần mềm quản lý kho

Một hệ thống WMS như hệ thống quản lý kho miễn phí BigSeller không chỉ giúp bạn theo dõi tồn kho, mà còn tối ưu hóa toàn bộ quy trình kho hàng.
 

• Tăng độ chính xác của tồn kho: Việc quản lý truyền thống bằng bảng tính hoặc giấy tờ dễ dẫn đến sai sót, thiếu sót hàng hóa. WMS tự động hóa các tác vụ hàng ngày như nhận hàng, lấy hàng, đóng gói và vận chuyển, giúp bạn giảm thiểu lỗi và luôn có số liệu tồn kho chính xác.

• Tăng tốc độ xử lý đơn hàng: Khách hàng ngày nay có kỳ vọng cao về tốc độ giao hàng. Một hệ thống WMS giúp tổ chức và tự động hóa quy trình, đảm bảo đơn hàng được xử lý nhanh chóng và chính xác. Điều này không chỉ làm hài lòng khách hàng mà còn giúp bạn tránh được những đánh giá tiêu cực.

• Tiết kiệm chi phí: Sai sót trong quản lý tồn kho có thể dẫn đến thất thoát hàng hóa, tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hàng. WMS giúp bạn lưu trữ những gì cần thiết, tránh lãng phí và thậm chí có thể cảnh báo bạn về các mặt hàng sắp hết hạn.

4. BigSeller WMS - Giải pháp quản lý kho hàng online toàn diện miễn phí

Hệ thống quản lý kho BigSeller WMS là một ví dụ điển hình về một giải pháp kho hàng online mạnh mẽ, được thiết kế riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hệ thống này có tính năng xử lý giao hàng Wave độc đáo, giúp tối ưu hóa quy trình giao hàng bằng cách nhóm các đơn hàng dựa trên các tiêu chí cụ thể như khu vực giao hàng, loại sản phẩm, hoặc thời gian giao hàng. Điều này giúp bạn xử lý hàng trăm đơn hàng cùng lúc, tăng năng suất đáng kể.
 

Quy trình xử lý đơn hàng trong BigSeller WMS được tối ưu hóa từ khi tiếp nhận đơn hàng mới cho đến khi xuất kho và giao hàng. Toàn bộ quy trình được tự động hóa, giúp giảm thiểu sai sót. Hệ thống còn tích hợp và đồng bộ tự động với các sàn thương mại điện tử lớn như Shopee, Lazada, Tiki, TikTok Shop. Điều này cho phép bạn quản lý đa kho và cập nhật tồn kho trên tất cả các kênh bán hàng một cách liền mạch.

Với tính năng batch processing, doanh nghiệp có thể xử lý nhiều đơn hàng cùng lúc, giảm thời gian xử lý từng đơn hàng và tăng năng suất nhân viên kho. Ngoài ra, hệ thống quản lý kho hàng BigSeller WMS hỗ trợ sắp xếp kho hàng thành các khu vực cụ thể, giúp nhân viên định vị và lấy hàng nhanh chóng. Điều này giúp giảm thời gian tìm kiếm mặt hàng và đẩy nhanh quá trình xử lý đơn hàng.

5. Cách triển khai hệ thống quản lý kho WMS cho doanh nghiệp SME

Việc triển khai một hệ thống WMS không hề phức tạp. Đầu tiên, hãy đánh giá nhu cầu của doanh nghiệp bằng cách phân tích quy mô kho và xác định các điểm yếu. Sau đó, lựa chọn một giải pháp phù hợp bằng cách so sánh các phần mềm quản lý kho miễn phí và đánh giá các tính năng. Tiếp theo, tổ chức đào tạo để nhân viên làm quen với hệ thống. Cuối cùng, triển khai từng bước, bắt đầu với một phần nhỏ của kho để theo dõi và điều chỉnh trước khi áp dụng cho toàn bộ.

Kết luận

Ngành logistics đang chứng kiến những thay đổi lớn nhờ vào công nghệ. Tích hợp AI và Machine Learning giúp dự báo nhu cầu chính xác hơn và tối ưu hóa tuyến đường lấy hàng. Công nghệ IoT và cảm biến giúp tự động giám sát nhiệt độ, độ ẩm và an ninh kho bãi. Cuối cùng, robotics và tự động hóa với các robot picking/packing và xe AGV sẽ giúp giảm gánh nặng cho nhân công. Sử dụng phần mềm quản lý kho miễn phí là bước đi đầu tiên thông minh để doanh nghiệp của bạn bắt kịp những xu hướng này.

Nhấp vào đây để đăng ký tài khoản BigSeller miễn phí nhé!