Trong quá trình kinh doanh trên Shopee, đặc biệt với các cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp đã đăng ký thuế, việc xuất hóa đơn VAT cho đơn hàng phát sinh không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật mà còn giúp người bán quản lý doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế một cách minh bạch, chính xác. Trong bài viết này, BigSeller sẽ Hướng dẫn các bước xuất hóa đơn VAT khi bán hàng trên Shopee, kèm theo những lưu ý quan trọng giúp người bán hạn chế rủi ro về thuế và tối ưu quy trình vận hành gian hàng.

Hướng dẫn các bước xuất hóa đơn VAT khi bán hàng trên Shopee

Để tuân thủ quy định thuế và hạn chế rủi ro pháp lý, người bán trên Shopee cần thực hiện xuất hóa đơn điện tử đúng quy trình. Dưới đây là các bước cơ bản:

Bước 1: Xác định đơn hàng cần xuất hóa đơn

Doanh nghiệp cần xuất hóa đơn với các đơn hàng:

• Khách hàng có yêu cầu xuất hóa đơn.
• Đơn hàng đã giao thành công, ghi nhận doanh thu.
• Người bán là doanh nghiệp/hộ kinh doanh có mã số thuế.
• Không phân biệt giá trị đơn hàng lớn hay nhỏ.

Lưu ý: Với đơn hàng giá trị nhỏ, dù khách không yêu cầu, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn điện tử để lưu trữ nội bộ.

Bước 2: Rà soát thông tin đơn hàng

Trước khi lập hóa đơn, cần kiểm tra:

• Tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Ngày giao hàng hoàn tất.
• Thông tin người mua: họ tên, địa chỉ, email, mã số thuế (nếu có).
• Thông tin có thể lấy từ Shopee Seller Center hoặc báo cáo đơn hàng xuất Excel.

Bước 3: Lập hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp tiến hành:

• Chọn mẫu hóa đơn đã đăng ký với cơ quan thuế.
• Điền đầy đủ thông tin bắt buộc, thuế suất GTGT (nếu có).
• Ký số bằng chữ ký số hợp lệ.
• Kiểm tra kỹ trước khi phát hành để tránh phải điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.

Bước 4: Phát hành và gửi hóa đơn

Sau khi ký số:

• Phát hành hóa đơn và truyền dữ liệu lên hệ thống của cơ quan thuế.
• Gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc link tra cứu.
• Trường hợp không có email, lưu hóa đơn theo quy định.

Bước 5: Lưu trữ hóa đơn

Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ tối thiểu 10 năm, đảm bảo:

• Nguyên vẹn, bảo mật, dễ tra cứu.
• Sẵn sàng phục vụ đối soát với khách hàng hoặc cơ quan thuế.

Bước 6: Đối chiếu và hạch toán

Cuối kỳ, doanh nghiệp cần:

• Khớp hóa đơn với sổ sách kế toán và báo cáo Shopee.
• Ghi nhận doanh thu đúng kỳ, kê khai thuế chính xác.
• Phát hiện sớm chênh lệch để xử lý kịp thời.

Những lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn trên Shopee doanh nghiệp không nên bỏ qua

Trong quá trình xuất hóa đơn trên Shopee, nhiều người bán vẫn chủ quan cho rằng chỉ khi khách yêu cầu mới cần lập hóa đơn. Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, đây là suy nghĩ tiềm ẩn rất nhiều rủi ro. Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp xuất hóa đơn bán hàng trên Shopee đúng quy định, hạn chế sai sót về thuế.

Không phụ thuộc vào yêu cầu của khách hàng

Dù khách hàng không yêu cầu, doanh nghiệp vẫn bắt buộc lập hóa đơn điện tử đối với các đơn hàng đã giao thành công và ghi nhận doanh thu. Việc không xuất hóa đơn có thể bị xử phạt và truy thu thuế theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Xuất hóa đơn đúng thời điểm ghi nhận doanh thu

Một lưu ý quan trọng trong hướng dẫn xuất hóa đơn là thời điểm lập hóa đơn không được quá chậm so với thời điểm giao hàng hoàn tất. Xuất sai thời điểm có thể bị xem là lập hóa đơn không đúng quy định, gây rủi ro khi quyết toán thuế.

Kiểm tra kỹ thông tin đơn hàng trước khi lập hóa đơn

Trước khi phát hành hóa đơn VAT, doanh nghiệp cần đối chiếu chính xác:

• Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá
• Giá chưa thuế – thuế suất – tổng thanh toán
• Thông tin người mua (đặc biệt với khách hàng doanh nghiệp)

Sai sót sau khi ký số sẽ khiến doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, vừa mất thời gian vừa ảnh hưởng hồ sơ thuế.

Không bỏ sót các đơn hàng giá trị nhỏ

Theo quy định, không phân biệt giá trị đơn hàng, miễn phát sinh doanh thu thì đều phải lập hóa đơn. Việc bỏ sót nhiều đơn nhỏ có thể khiến doanh thu thực tế không khớp với dữ liệu Shopee khi cơ quan thuế đối soát.

Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định

Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ tối thiểu 10 năm, đảm bảo:

• Không bị chỉnh sửa, mất mát
• Dễ tra cứu khi khách hàng hoặc cơ quan thuế yêu cầu
• Thiếu hệ thống quản lý hóa đơn sẽ khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi kiểm tra, đối chiếu nội bộ.

Khớp dữ liệu hóa đơn với Shopee và kế toán

Sau khi xuất hóa đơn bán hàng trên Shopee, doanh nghiệp cần đối chiếu:

• Doanh thu trên hóa đơn
• Báo cáo bán hàng từ Shopee
• Sổ sách kế toán

Việc này giúp phát hiện sớm chênh lệch, tránh rủi ro bị truy thu thuế GTGT hoặc thuế TNDN.

Gợi ý giải pháp

Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp nên sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử có khả năng tự động hóa theo đơn hàng Shopee. Các phần mềm chuyên dụng giúp:

• Tự động lập và xuất hóa đơn VAT
• Gửi hóa đơn nhanh cho khách hàng
• Đồng bộ dữ liệu với phần mềm kế toán
• Tra soát dễ dàng khi cơ quan thuế kiểm tra

Câu hỏi thường gặp

1. Bán hàng trên Shopee có bắt buộc phải xuất hóa đơn không?

Có. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp và hộ kinh doanh có mã số thuế khi bán hàng trên Shopee bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử, không phân biệt giá trị đơn hàng lớn hay nhỏ, kể cả khi khách hàng không yêu cầu.

2. Khi nào cần xuất hóa đơn bán hàng trên Shopee?

Thời điểm xuất hóa đơn là khi đơn hàng đã giao thành công và ghi nhận doanh thu. Việc lập hóa đơn quá trễ so với thời điểm giao hàng có thể bị coi là xuất hóa đơn không đúng thời điểm và bị xử phạt.

3. Khách không yêu cầu thì có cần xuất hóa đơn VAT không?

Có. Với các đơn hàng bán ra, doanh nghiệp vẫn phải xuất hóa đơn điện tử (hóa đơn VAT nếu thuộc diện chịu thuế) và lưu trữ nội bộ theo đúng quy định, dù người mua không lấy hóa đơn.

4. Shopee có hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử không?

Shopee không trực tiếp xuất hóa đơn thay người bán. Người bán cần:

Truy xuất dữ liệu đơn hàng từ Shopee Seller Center

Sau đó lập hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn đã đăng ký với cơ quan thuế

5. Có thể gộp nhiều đơn Shopee để xuất chung một hóa đơn không?

Trong một số trường hợp được phép lập bảng kê và xuất hóa đơn tổng, tuy nhiên cần tuân thủ đúng hướng dẫn của cơ quan thuế. Với khách hàng doanh nghiệp hoặc đơn hàng có yêu cầu hóa đơn riêng, nên xuất hóa đơn cho từng đơn hàng để tránh rủi ro.

6. Không xuất hóa đơn khi bán hàng trên Shopee sẽ bị xử lý thế nào?

Doanh nghiệp có thể đối mặt với:

• Truy thu thuế GTGT, thuế TNDN
• Xử phạt hành chính lên đến 50 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP
• Ảnh hưởng uy tín, khó đối soát doanh thu và làm báo cáo tài chính

7. Hóa đơn điện tử xuất cho đơn Shopee cần lưu trữ bao lâu?

Theo Luật Kế toán, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm, đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và dễ tra soát khi cơ quan thuế kiểm tra.

8. Làm sao để quản lý và xuất hóa đơn trên Shopee hiệu quả hơn?

Doanh nghiệp nên sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử chuyên dụng, có khả năng:

• Tự động lấy dữ liệu đơn hàng Shopee
• Xuất nhanh hóa đơn bán hàng trên Shopee đúng chuẩn
• Đồng bộ với phần mềm kế toán, dễ tra cứu và đối soát

Kết luận

Khi nắm rõ quy trình, chuẩn bị đầy đủ thông tin và sử dụng đúng công cụ hỗ trợ, người bán hoàn toàn có thể chủ động xử lý hóa đơn nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Hy vọng qua bài viết BigSeller đã mang đến cho bạn cái nhìn tổng quan và hướng dẫn thực tế để áp dụng ngay vào hoạt động bán hàng trên Shopee. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tự động hóa xuất hóa đơn, đồng bộ dữ liệu đơn hàng và quản lý thuế hiệu quả, đừng quên theo dõi các bài viết tiếp theo để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích.