DMS là gì? DMS (Distribution Management System) là hệ thống quản lý phân phối giúp nhà cung cấp và nhà phân phối TMĐT quản lý sản phẩm, giá phân phối, tồn kho, đơn hàng và đối soát trên một hệ thống thống nhất. BigSeller cung cấp giải pháp quản lý phân phối dành cho mô hình nhà cung cấp và nhà phân phối TMĐT, giúp các bên số hóa và phối hợp các nghiệp vụ phân phối trên cùng một nền tảng

Ngày nay mô hình phân phối ngày càng mở rộng, một nhà cung cấp có thể hợp tác với nhiều nhà phân phối, trong khi mỗi nhà phân phối có thể kinh doanh hàng hóa từ nhiều nhà cung cấp trên nhiều kênh bán hàng. Nếu vẫn quản lý bằng Excel, tin nhắn hoặc các công cụ riêng lẻ, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng dữ liệu không đồng bộ, xử lý đơn chậm, tồn kho cập nhật không kịp thời và đối soát mất nhiều thời gian.

Một hệ thống DMS phù hợp giúp doanh nghiệp chuyển từ quản lý phân phối thủ công sang quản lý tập trung trên một hệ thống, qua đó giảm thao tác lặp lại và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các bên.

Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu DMS là gì, DMS khác ERP như thế nào, hệ thống DMS dành cho TMĐT cần những chức năng gì và BigSeller hỗ trợ nhà cung cấp, nhà phân phối quản lý hoạt động phân phối ra sao.

1. DMS là gì?

DMS là viết tắt của Distribution Management System, thường được gọi là hệ thống quản lý phân phối hoặc phần mềm quản lý phân phối.

DMS được xây dựng để số hóa các hoạt động trong kênh phân phối, giúp doanh nghiệp quản lý tập trung mối quan hệ với nhà phân phối và kiểm soát các nghiệp vụ liên quan đến sản phẩm, giá, tồn kho, đơn hàng và đối soát.

Trong mô hình phân phối truyền thống, luồng hàng hóa thường được mô tả như sau:

Nhà sản xuất → Kho trung tâm → Nhà phân phối → Đại lý/Điểm bán → Người tiêu dùng

Trong thương mại điện tử, mô hình có thể linh hoạt hơn:

Nhà cung cấp → Nhà phân phối → Gian hàng/Kênh bán hàng → Người mua

Trong toàn bộ quá trình này, dữ liệu cần được trao đổi liên tục giữa nhà cung cấp và nhà phân phối, chẳng hạn:

• Thông tin sản phẩm
• Giá phân phối
• Số lượng tồn kho
• Đơn hàng
• Trạng thái xử lý đơn
• Hủy đơn và trả hàng
• Chi phí
• Đối soát

Vì vậy, có thể hiểu đơn giản:

DMS là hệ thống giúp nhà cung cấp và nhà phân phối quản lý hoạt động phân phối trên một nền tảng thống nhất, giảm phụ thuộc vào Excel và các quy trình trao đổi thủ công.

Đối với thương mại điện tử, DMS không chỉ dừng ở việc quản lý danh sách nhà phân phối mà cần kết nối được các nghiệp vụ từ sản phẩm → giá → tồn kho → đơn hàng → xử lý hậu mãi → đối soát.

2. DMS khác ERP như thế nào?

DMS và ERP đều hỗ trợ doanh nghiệp số hóa hoạt động kinh doanh nhưng tập trung vào những bài toán khác nhau.

Có thể hiểu ngắn gọn:

DMS tập trung vào câu hỏi: Làm thế nào để nhà cung cấp và nhà phân phối phối hợp bán hàng hiệu quả?

ERP tập trung vào câu hỏi: Làm thế nào để doanh nghiệp quản lý tổng thể các nguồn lực và hoạt động nội bộ?

Hai hệ thống có thể bổ trợ cho nhau. Trong những doanh nghiệp có hoạt động phân phối lớn, việc kết nối dữ liệu giữa hệ thống DMS với các hệ thống quản trị khác giúp hạn chế việc nhập liệu lặp lại và tạo quy trình vận hành liền mạch hơn.

3. DMS hoạt động như thế nào trong thương mại điện tử?

Trong mô hình phân phối thương mại điện tử, DMS đóng vai trò kết nối hoạt động của nhà cung cấp và nhà phân phối.

Một quy trình cơ bản có thể diễn ra như sau:

Bước 1: Nhà cung cấp đưa sản phẩm vào hệ thống phân phối

Nhà cung cấp xác định sản phẩm nào được phép phân phối và thiết lập các thông tin liên quan.

Bước 2: Nhà phân phối lựa chọn sản phẩm

Nhà phân phối có thể lựa chọn những sản phẩm được cấp quyền để đưa vào hoạt động kinh doanh mà không cần tự quản lý toàn bộ dữ liệu từ đầu.

Bước 3: Thiết lập giá phân phối

Nhà cung cấp thiết lập giá hoặc chính sách phân phối phù hợp với từng sản phẩm hoặc đối tác.

Bước 4: Đồng bộ tồn kho

Tồn kho của nhà cung cấp được chia sẻ cho nhà phân phối theo các quy tắc được thiết lập, giúp nhà phân phối có thông tin chính xác hơn khi bán hàng.

Bước 5: Đẩy đơn hàng

Khi nhà phân phối phát sinh đơn hàng, thông tin đơn có thể được chuyển đến nhà cung cấp để xử lý.

Bước 6: Xử lý giao hàng và hậu mãi

Các bên phối hợp xử lý đơn hàng, hủy đơn, trả hàng hoặc các vấn đề phát sinh sau bán.

Bước 7: Đối soát

Dữ liệu về đơn hàng, chi phí và các khoản liên quan được tổng hợp để nhà cung cấp và nhà phân phối kiểm tra và đối soát.

Nhờ đó, thay vì phải trao đổi thông tin qua nhiều kênh khác nhau, các bên có thể quản lý phần lớn quy trình phân phối trên một hệ thống thống nhất.

4. Những chức năng quan trọng của hệ thống DMS

Một hệ thống DMS dành cho nhà cung cấp và nhà phân phối TMĐT nên tập trung vào những nghiệp vụ trực tiếp ảnh hưởng đến quá trình phân phối.

4.1. Quản lý nhà cung cấp và nhà phân phối

Khi số lượng đối tác tăng lên, việc quản lý quan hệ bằng Excel hoặc tin nhắn trở nên khó kiểm soát.

DMS giúp doanh nghiệp tập trung thông tin và trạng thái hợp tác trên một hệ thống. Nhà cung cấp có thể quản lý các nhà phân phối của mình, trong khi nhà phân phối có thể quản lý những nhà cung cấp đang hợp tác.

Điều này giúp hai bên dễ dàng theo dõi trạng thái hợp tác và giảm thời gian trao đổi thủ công.

4.2. Quản lý sản phẩm phân phối

Nhà cung cấp cần xác định sản phẩm nào được đưa vào kênh phân phối, trong khi nhà phân phối cần nhanh chóng tiếp cận và sử dụng những sản phẩm được cấp quyền.

DMS giúp chuẩn hóa quá trình quản lý sản phẩm và giảm việc mỗi bên phải nhập lại thông tin nhiều lần.

Đặc biệt với doanh nghiệp có hàng trăm hoặc hàng nghìn SKU, việc tập trung dữ liệu sản phẩm có thể giúp giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công.

4.3. Quản lý giá phân phối

Giá là một yếu tố quan trọng trong quản lý kênh phân phối.

Hệ thống DMS cần hỗ trợ quản lý giá phân phối và giúp doanh nghiệp dễ dàng phát hiện những trường hợp giá bán không phù hợp với chính sách.

Đối với nhà cung cấp có nhiều nhà phân phối, quản lý giá tập trung giúp hạn chế tình trạng mỗi đối tác sử dụng một chính sách khác nhau và hỗ trợ duy trì trật tự của kênh phân phối.

4.4. Kiểm soát phạm vi hiển thị sản phẩm

Không phải nhà phân phối nào cũng cần kinh doanh toàn bộ danh mục sản phẩm của nhà cung cấp.

Vì vậy, DMS nên hỗ trợ quy tắc kiểm soát sản phẩm được hiển thị hoặc cung cấp cho từng nhà phân phối.

Doanh nghiệp có thể linh hoạt xây dựng chính sách theo nhóm đối tác, sản phẩm hoặc chiến lược phân phối.

4.5. Đồng bộ và đẩy tồn kho

Tồn kho không được cập nhật kịp thời là một trong những rủi ro phổ biến của mô hình phân phối thủ công.

Ví dụ, nhà cung cấp chỉ còn một lượng hàng nhất định nhưng nhà phân phối vẫn nhìn thấy số tồn kho cũ. Khi nhiều đơn hàng phát sinh cùng lúc, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng bán vượt tồn kho.

DMS hỗ trợ thiết lập quy tắc đồng bộ tồn kho và theo dõi quá trình đẩy dữ liệu, giúp giảm phụ thuộc vào việc cập nhật thủ công.

4.6. Đẩy và quản lý đơn hàng phân phối

Đây là một trong những chức năng cốt lõi của DMS dành cho TMĐT.

Khi nhà phân phối phát sinh đơn hàng, thông tin đơn có thể được đẩy đến nhà cung cấp để xử lý.

Nhà cung cấp có thể theo dõi trạng thái đơn hàng và xử lý những trường hợp cần can thiệp, trong khi nhà phân phối giảm được công việc chuyển đơn thủ công.

4.7. Quản lý hủy đơn, trả hàng và hậu mãi

Hoạt động phân phối không kết thúc khi đơn hàng được tạo.

Trong quá trình xử lý có thể phát sinh hủy đơn, trả hàng hoặc các yêu cầu sau bán. Nếu chỉ trao đổi qua tin nhắn hoặc bảng tính, hai bên dễ gặp tình trạng thông tin không đồng nhất.

DMS giúp các bên theo dõi và phối hợp xử lý những nghiệp vụ liên quan đến đơn hàng trên cùng một hệ thống.

4.8. Quản lý chi phí và đối soát

Khi số lượng đơn hàng và nhà phân phối tăng, đối soát thủ công bằng Excel sẽ tiêu tốn nhiều thời gian.

DMS có thể tập trung dữ liệu đơn hàng, chi phí và các khoản liên quan để nhà cung cấp và nhà phân phối thuận tiện kiểm tra, đối chiếu và xử lý chênh lệch.

4.9. Báo cáo và phân tích phân phối

Dữ liệu từ hoạt động phân phối có thể được sử dụng để đánh giá hiệu quả của từng nhà phân phối và từng sản phẩm.

Một số chỉ số có thể theo dõi gồm:

• Số lượng và doanh số đơn hàng theo nhà phân phối.
• Doanh số theo sản phẩm.
• Tình trạng tồn kho.
• Hiệu quả của từng nhóm sản phẩm.
• Trạng thái xử lý đơn hàng.
• Chi phí và dữ liệu đối soát.

Những dữ liệu này giúp doanh nghiệp có cơ sở điều chỉnh sản phẩm, giá, tồn kho và chiến lược phát triển kênh phân phối.

5. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng DMS?

5.1. Hạn chế khi quản lý phân phối bằng Excel

Excel có thể phù hợp khi doanh nghiệp mới bắt đầu và số lượng sản phẩm, nhà phân phối còn ít. Tuy nhiên, khi quy mô mở rộng, mô hình quản lý thủ công thường phát sinh nhiều vấn đề.

Dữ liệu bị phân tán: Mỗi nhà phân phối có thể sử dụng một file riêng, khiến doanh nghiệp khó duy trì một nguồn dữ liệu thống nhất.

Đơn hàng phải chuyển thủ công: Nhân viên phải sao chép hoặc nhập lại thông tin, làm tăng nguy cơ sai sót và bỏ sót đơn.

Tồn kho cập nhật chậm: Nhà phân phối có thể tiếp tục bán sản phẩm dù lượng hàng thực tế không còn đủ.

Giá phân phối khó kiểm soát: Khi có nhiều đối tác, việc cập nhật và theo dõi chính sách giá bằng bảng tính trở nên phức tạp.

Đối soát mất nhiều thời gian: Nhân viên phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn trước khi kiểm tra số liệu giữa các bên.

Khó đánh giá hiệu quả: Dữ liệu phân tán khiến nhà quản lý khó nhanh chóng xác định nhà phân phối hoặc sản phẩm nào đang hoạt động hiệu quả.

5.2. DMS giúp giải quyết những vấn đề này như thế nào?

Khi chuyển sang DMS, doanh nghiệp có thể tập trung những nghiệp vụ phân phối quan trọng trên một hệ thống.

Thay vì:

Excel → Tin nhắn → Nhập đơn → Kiểm tra tồn kho → Tổng hợp Excel → Đối soát

doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình:

Sản phẩm → Giá → Tồn kho → Đơn hàng → Xử lý → Hậu mãi → Đối soát

Dữ liệu được liên kết giữa các bước giúp giảm thao tác lặp lại, hạn chế sai sót và giúp nhà cung cấp cũng như nhà phân phối dễ dàng theo dõi trạng thái công việc hơn.

6. BigSeller hỗ trợ quản lý phân phối cho nhà cung cấp và nhà phân phối TMĐT như thế nào?

Đối với doanh nghiệp TMĐT, DMS không chỉ cần quản lý quan hệ giữa nhà cung cấp và nhà phân phối mà còn phải gắn với hoạt động vận hành hàng ngày.

BigSeller cung cấp hệ thống phân phối tập trung vào mô hình nhà cung cấp – nhà phân phối, đồng thời kết nối hoạt động phân phối với các nghiệp vụ sản phẩm, tồn kho, đơn hàng và đối soát.

6.1. Quản lý quan hệ nhà cung cấp và nhà phân phối

BigSeller hỗ trợ nhà cung cấp và nhà phân phối thiết lập, quản lý mối quan hệ hợp tác trên hệ thống.

Nhà cung cấp có thể quản lý các nhà phân phối của mình, trong khi nhà phân phối có thể quản lý các nhà cung cấp đang hợp tác. Các trạng thái liên quan đến quá trình hợp tác được thể hiện trên hệ thống, giúp hai bên dễ dàng theo dõi và xử lý.

6.2. Quản lý sản phẩm phân phối

Nhà cung cấp có thể quản lý các sản phẩm được đưa vào hoạt động phân phối, còn nhà phân phối có thể sử dụng những sản phẩm đã được cấp quyền.

Thay vì để từng nhà phân phối tự nhập lại thông tin sản phẩm, quy trình này giúp giảm thao tác lặp lại và thuận tiện hơn khi doanh nghiệp mở rộng số lượng SKU hoặc đối tác.

6.3. Quản lý giá phân phối

BigSeller hỗ trợ quản lý giá liên quan đến sản phẩm phân phối.

Nhà cung cấp có thể thiết lập giá phân phối và theo dõi những trường hợp giá có dấu hiệu không phù hợp với chính sách. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc duy trì trật tự giá giữa các kênh phân phối.

6.4. Kiểm soát sản phẩm được phân phối

BigSeller hỗ trợ thiết lập quy tắc hiển thị sản phẩm, giúp nhà cung cấp kiểm soát sản phẩm nào được cung cấp cho từng nhà phân phối.

Điều này phù hợp với những doanh nghiệp có nhiều nhóm nhà phân phối hoặc áp dụng chính sách phân phối khác nhau cho từng nhóm đối tác.

6.5. Đồng bộ tồn kho

BigSeller hỗ trợ thiết lập quy tắc đẩy tồn kho và theo dõi lịch sử đẩy tồn kho.

Nhà cung cấp có thể chủ động kiểm soát cách dữ liệu tồn kho được chia sẻ cho nhà phân phối. Nhờ đó, nhà phân phối giảm phụ thuộc vào việc cập nhật tồn kho thủ công và có cơ sở chính xác hơn để tiếp nhận đơn hàng.

6.6. Đẩy đơn hàng từ nhà phân phối đến nhà cung cấp

Khi nhà phân phối phát sinh đơn hàng, đơn hàng có thể được đẩy sang nhà cung cấp để tiếp tục xử lý.

BigSeller hỗ trợ theo dõi trạng thái đẩy đơn, xử lý trường hợp đẩy thất bại và thực hiện các thao tác cần thiết với đơn hàng.

Điều này giúp giảm quy trình chuyển đơn thủ công và hạn chế nguy cơ bỏ sót đơn trong quá trình phối hợp.

6.7. Hỗ trợ xử lý hủy đơn và hậu mãi

Các nghiệp vụ liên quan đến hủy đơn, trả hàng và xử lý sau bán cũng được đưa vào quy trình phân phối.

Nhà cung cấp và nhà phân phối có thể theo dõi trạng thái xử lý thay vì phải liên tục trao đổi để xác nhận từng trường hợp.

6.8. Quản lý chi phí và đối soát

BigSeller hỗ trợ quản lý chi phí phân phối và đối soát theo góc nhìn của nhà cung cấp và nhà phân phối.

Dữ liệu được tập trung giúp hai bên thuận tiện hơn khi kiểm tra đơn hàng, chi phí và các khoản cần đối soát, giảm sự phụ thuộc vào những file Excel riêng biệt.

6.9. Theo dõi dữ liệu phân phối

BigSeller cung cấp dữ liệu liên quan đến hoạt động phân phối, chẳng hạn như doanh số của nhà phân phối và doanh số của sản phẩm phân phối.

Doanh nghiệp có thể sử dụng những dữ liệu này để đánh giá hiệu quả từng đối tác, sản phẩm và kênh phân phối, từ đó có cơ sở điều chỉnh chiến lược kinh doanh.

7. Tiêu chí lựa chọn hệ thống DMS cho doanh nghiệp TMĐT

Không phải phần mềm DMS nào cũng phù hợp với mọi mô hình kinh doanh. Khi lựa chọn, doanh nghiệp nên xem xét các tiêu chí sau.

7.1. Hệ thống có bao phủ toàn bộ quy trình phân phối không?

DMS không nên chỉ dừng ở việc quản lý danh sách nhà phân phối. Hệ thống cần hỗ trợ những nghiệp vụ quan trọng như sản phẩm, giá, tồn kho, đơn hàng, hủy đơn, trả hàng và đối soát.

7.2. Có hỗ trợ đồng bộ tồn kho không?

Đối với TMĐT, tồn kho thay đổi liên tục. Vì vậy, doanh nghiệp nên ưu tiên hệ thống hỗ trợ quy tắc đồng bộ, lịch sử đẩy tồn kho và khả năng kiểm tra dữ liệu.

7.3. Có hỗ trợ xử lý đơn hàng không?

Một hệ thống DMS hiệu quả cần giúp giảm thao tác nhập đơn thủ công, hỗ trợ đẩy đơn, theo dõi trạng thái và xử lý những trường hợp bất thường.

7.4. Có quản lý được nhiều nhà phân phối không?

Khi số lượng đối tác tăng, doanh nghiệp cần một hệ thống có thể quản lý nhiều mối quan hệ phân phối mà vẫn duy trì quy trình rõ ràng.

7.5. Có hỗ trợ chi phí và đối soát không?

Đối soát là bước quan trọng trong hoạt động phân phối. Hệ thống nên cho phép các bên kiểm tra dữ liệu giao dịch, chi phí và kết quả kinh doanh một cách minh bạch.

7.6. Có kết nối với hoạt động vận hành TMĐT không?

Đây là tiêu chí đặc biệt quan trọng đối với nhà cung cấp và nhà phân phối bán hàng online. DMS nên có khả năng gắn với các hoạt động như quản lý đơn hàng, tồn kho, kho hàng và giao hàng, thay vì trở thành một hệ thống hoàn toàn tách biệt.

7.7. Hệ thống có khả năng mở rộng không?

Khi doanh nghiệp tăng số lượng SKU, nhà phân phối và đơn hàng, DMS cần có khả năng đáp ứng quy mô lớn hơn mà không khiến quy trình quản lý trở nên phức tạp.

8. BigSeller phù hợp với những mô hình phân phối nào?

BigSeller phù hợp với các doanh nghiệp có hoạt động phân phối gắn với thương mại điện tử, đặc biệt là những mô hình:

• Nhà cung cấp hợp tác với nhiều nhà phân phối cùng kinh doanh sản phẩm.
• Nhà phân phối bán sản phẩm từ nhiều nhà cung cấp.
• Doanh nghiệp cần đồng bộ tồn kho giữa nhà cung cấp và nhà phân phối.
• Doanh nghiệp có nhiều sản phẩm và đơn hàng phân phối.
• Nhà cung cấp cần kiểm soát giá và phạm vi sản phẩm cung cấp cho từng đối tác.
• Doanh nghiệp muốn giảm việc quản lý đơn hàng, tồn kho và đối soát bằng Excel.
• Đội ngũ vận hành cần tập trung dữ liệu phân phối và hoạt động TMĐT trên cùng một hệ thống.

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm hệ thống DMS cho mô hình nhà cung cấp – nhà phân phối trong TMĐT, nên ưu tiên giải pháp có khả năng xử lý xuyên suốt từ sản phẩm, giá và tồn kho đến đơn hàng và đối soát.

9. Kết luận

DMS (Distribution Management System) là hệ thống quản lý phân phối giúp doanh nghiệp số hóa hoạt động giữa nhà cung cấp và nhà phân phối, từ sản phẩm, giá, tồn kho đến đơn hàng và đối soát.

Trong thương mại điện tử, DMS càng trở nên quan trọng khi doanh nghiệp phải quản lý nhiều sản phẩm, nhiều nhà phân phối và số lượng đơn hàng lớn. Thay vì phụ thuộc vào Excel, tin nhắn và các quy trình thủ công, doanh nghiệp có thể sử dụng DMS để tập trung dữ liệu, giảm thao tác lặp lại và chuẩn hóa quá trình phối hợp giữa các bên.

BigSeller tập trung vào bài toán phân phối trong TMĐT, hỗ trợ nhà cung cấp và nhà phân phối quản lý quan hệ hợp tác, sản phẩm, giá phân phối, tồn kho, đơn hàng, hậu mãi, chi phí và đối soát trên một hệ thống.

Với doanh nghiệp đang tìm cách số hóa hoạt động phân phối, lựa chọn một DMS phù hợp không chỉ giúp quản lý tốt hơn từng đơn hàng mà còn tạo nền tảng để mở rộng số lượng sản phẩm, nhà phân phối và quy mô kinh doanh trong tương lai.