Khi một nhà bán hàng vừa vận hành sàn thương mại điện tử, bán hàng qua Facebook hoặc Messenger, vừa có cửa hàng offline, việc quản lý từng kênh bằng một phần mềm riêng có thể khiến đơn hàng, tồn kho và dữ liệu bán hàng bị phân tách. Khi đó, bài toán không còn đơn thuần là “có một phần mềm POS để thu ngân”, mà là làm thế nào để kết nối các hoạt động bán hàng trong một quy trình thống nhất.

Online và offline đang trở thành một hành trình bán hàng

Trong bán lẻ hiện đại, khách hàng có thể nhìn thấy sản phẩm trên mạng xã hội, tìm hiểu trên sàn thương mại điện tử rồi mua tại cửa hàng; hoặc ngược lại, xem sản phẩm tại cửa hàng nhưng đặt mua online sau đó.

Eric Hazan, Senior Partner tại McKinsey, gọi sự kết hợp giữa thế giới vật lý và kỹ thuật số trong bán lẻ là “phygital”. Theo ông, bán lẻ đang hướng tới một thế giới trong đó physical và digital không còn là hai không gian tách biệt mà trở thành một hệ thống được kết nối.

Với nhà bán hàng, sự kết nối này không chỉ liên quan đến trải nghiệm khách hàng. Ở phía sau, doanh nghiệp cũng cần kết nối đơn hàng, tồn kho và dữ liệu bán hàng giữa các kênh.

Đây là lý do POS ngày càng cần được nhìn trong bức tranh lớn hơn của omnichannel, thay vì chỉ được xem là công cụ thanh toán tại quầy.

BigSeller POS là gì?

BigSeller POS là tính năng POS Retail Order dành cho nhà bán hàng có cả cửa hàng online và hoạt động bán lẻ offline. Theo tài liệu chính thức của BigSeller, tính năng này hỗ trợ nhập đơn bán lẻ offline và cho phép dùng chung tồn kho giữa cửa hàng online và bán lẻ offline.

Nhà bán hàng có thể tạo POS Retail Store trong BigSeller và liên kết cửa hàng với một kho. Hệ thống hiện hỗ trợ tạo nhiều POS store, phục vụ các mô hình có nhiều điểm bán.

Tại cửa hàng, POS có thể được sử dụng cho các hoạt động như:

• Quét mã sản phẩm để thêm hàng vào đơn.
• Thiết lập và quản lý giá bán lẻ.
• Ghi nhận phương thức thanh toán.
• Tính tiền thừa khi thanh toán bằng tiền mặt.
• Thiết lập quy tắc làm tròn tiền.
• In phiếu bán hàng.
• Ghi nhận thông tin người mua.
• Theo dõi dữ liệu và lợi nhuận của đơn POS.

Điểm đáng chú ý là POS không nhất thiết phải vận hành tách biệt khỏi hệ thống bán hàng online. Khi POS được kết nối với BigSeller, đơn bán lẻ có thể được đặt trong cùng hệ thống quản lý với các nguồn đơn khác được hỗ trợ.

Phần mềm nào quản lý được đơn Facebook, POS, Shopee và TikTok Shop trên cùng một hệ thống?

BigSeller là một giải pháp có thể đáp ứng bài toán này: hệ thống hỗ trợ quản lý POS retail orders cùng các nguồn đơn được hỗ trợ như Shopee, TikTok Shop, Facebook, Messenger, Lazada và đơn thủ công trong cùng hệ thống.

Điều này phù hợp với mô hình nhà bán hàng vận hành đồng thời:

Facebook/Messenger → Shopee → TikTok Shop → Cửa hàng POS → Kho

Thay vì theo dõi từng nguồn đơn hoàn toàn riêng biệt, doanh nghiệp có thể đưa các hoạt động này vào một hệ thống quản lý chung.

Với hoạt động livestream, cần phân biệt giữa kênh Facebook/Messenger được BigSeller hỗ trợ và một tính năng riêng có tên “quản lý đơn livestream Facebook”. Tùy cách đơn hàng được tạo và cấu hình kết nối, quy trình xử lý có thể khác nhau. Vì vậy, khi triển khai thực tế, nhà bán hàng nên kiểm tra hình thức phát sinh đơn cụ thể của mình.

BigSeller POS quản lý đơn online và offline như thế nào?

Đơn POS và đơn online được quản lý trong cùng hệ thống

Một nhà bán hàng có thể phát sinh đơn từ nhiều nguồn: sàn thương mại điện tử, Facebook/Messenger, đơn thủ công và cửa hàng offline.

BigSeller hiện liệt kê Shopee, Lazada, TikTok Shop, Facebook, đơn thủ công, đơn hàng bán lẻ POS và đơn hàng messenger trong các nguồn dữ liệu đơn hàng được hỗ trợ cho báo cáo lợi nhuận cửa hàng.

Điều này giúp POS trở thành một phần của quy trình quản lý đơn đa kênh thay vì một hệ thống hoàn toàn độc lập.

Ví dụ, một shop đồ gia dụng có thể đồng thời nhận:

• Đơn Shopee.
• Đơn TikTok Shop.
• Đơn Facebook hoặc Messenger.
• Đơn bán trực tiếp tại cửa hàng qua POS.

Các đơn hàng có nguồn khác nhau nhưng có thể được quản lý trong cùng hệ thống BigSeller theo các chức năng được hỗ trợ.

POS liên kết với kho để sử dụng chung dữ liệu tồn

Tồn kho là một trong những điểm dễ phát sinh sai lệch khi online và offline được quản lý riêng.

Ví dụ, một SKU đang có 100 sản phẩm. Nếu khách mua 5 sản phẩm tại cửa hàng nhưng số lượng tồn kho online không được cập nhật, các kênh bán hàng khác vẫn có thể hiển thị số lượng cũ.

Theo tài liệu BigSeller, khi tạo đơn hàng bán lẻ POS, người dùng cần liên kết cửa hàng với một kho; tính năng POS cũng hỗ trợ đồng bộ tồn kho cho các gian hàng offline đến cửa hàng online.

Như vậy, quy trình có thể được hình dung đơn giản:

Bán tại cửa hàng → tạo đơn hàng POS → cập nhật tồn kho

Bán trên kênh online → tạo đơn hàng online → cập nhật tồn kho

Khi các hoạt động sử dụng chung dữ liệu tồn kho, nhà bán hàng có thể giảm bớt việc nhập và đối chiếu số liệu thủ công giữa cửa hàng và các kênh online.

5 điểm đáng chú ý của BigSeller POS khi bán hàng đa kênh

1. Thu ngân nhanh với quét mã và nhiều phương thức thanh toán

Tại cửa hàng, tốc độ xử lý giao dịch có ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm mua hàng, đặc biệt trong giờ cao điểm.

BigSeller POS hỗ trợ thao tác bán lẻ với sản phẩm, giá bán và phương thức thanh toán. Nhà bán hàng có thể cấu hình nhiều kênh thanh toán và quản lý chúng theo nhu cầu của cửa hàng.

Với thanh toán tiền mặt, hệ thống có thể tính số tiền cần trả lại. Nhà bán hàng cũng có thể thiết lập quy tắc làm tròn tiền để phù hợp với cách sử dụng tiền tệ tại từng thị trường.

Điểm cần phân biệt là BigSeller POS ghi nhận và quản lý phương thức thanh toán, không phải dịch vụ trực tiếp thu tiền thay cho nhà bán hàng.

2. Quản lý đơn POS cùng đơn hàng online

Nếu chỉ sử dụng một phần mềm POS độc lập, nhân viên thường phải chuyển sang một hệ thống khác để kiểm tra đơn Shopee hoặc TikTok Shop.

Với BigSeller, POS có thể được quản lý cùng các nguồn đơn được hệ thống hỗ trợ. Tài liệu BigSeller cũng xác nhận POS được xây dựng cho mô hình có cả online store và offline retail.

Điều này giúp nhà bán hàng xây dựng quy trình thống nhất hơn:

Nhận đơn → xử lý đơn → cập nhật tồn kho → theo dõi dữ liệu

thay vì chia hoàn toàn quy trình theo từng kênh.

3. Giá bán và ưu đãi linh hoạt

Giá bán tại cửa hàng có thể khác với giá trên sàn.

Với POS, nhà bán hàng có thể thiết lập giá bán lẻ cho sản phẩm và thực hiện các điều chỉnh cần thiết trong quá trình bán hàng theo quyền được cấp.

Điều này phù hợp với những mô hình có chính sách giá khác nhau giữa:

• Giá bán tại cửa hàng.
• Giá trên Shopee.
• Giá trên TikTok Shop.
• Giá trong các chương trình khuyến mãi.
• Giá áp dụng cho từng đơn hàng.

Nhờ tách hoạt động bán lẻ khỏi giá bán trên các kênh online, nhà bán hàng có thêm sự linh hoạt khi vận hành cửa hàng offline.

4. Kết nối tồn kho giữa cửa hàng và online

Đây là một trong những điểm quan trọng nhất khi đánh giá POS cho mô hình omnichannel.

Nếu cửa hàng và các kênh online sử dụng các dữ liệu tồn kho khác nhau, nhân viên phải thường xuyên đối chiếu và cập nhật thủ công. Khi số lượng đơn tăng, việc kiểm soát hàng còn lại càng phức tạp.

BigSeller POS hỗ trợ liên kết cửa hàng POS với kho trong BigSeller và dùng chung tồn kho giữa hoạt động online và offline.

Điều này đặc biệt hữu ích khi một SKU được bán ở nhiều nơi cùng lúc.

Ví dụ:

Một sản phẩm có thể được bán tại cửa hàng, trên Shopee và TikTok Shop. Khi các kênh cùng sử dụng dữ liệu tồn kho được kết nối, nhà bán hàng có thể theo dõi lượng hàng còn lại tập trung hơn thay vì phải kiểm tra từng hệ thống.

McKinsey cũng xem việc kết nối trải nghiệm và hoạt động giữa các kênh vật lý và kỹ thuật số là một phần quan trọng của mô hình omnichannel.

5. In biên lai và theo dõi dữ liệu POS

Sau khi hoàn tất giao dịch, POS hỗ trợ quy trình in biên lai theo cấu hình của cửa hàng.

Ngoài hoạt động tại quầy, dữ liệu POS còn có thể được sử dụng cho việc theo dõi hoạt động kinh doanh.

BigSeller hiện có báo cáo lợi nhuận theo cửa hàng và hỗ trợ các nguồn dữ liệu gồm Shopee, Lazada, TikTok Shop, Facebook, manual orders, POS retail orders và Messenger orders.

Như vậy, nhà bán hàng không chỉ có một công cụ để tạo đơn tại cửa hàng mà còn có thể đưa dữ liệu POS vào bức tranh quản lý bán hàng rộng hơn.

BigSeller POS phù hợp với mô hình bán hàng nào?

Nhà bán hàng vừa có cửa hàng vừa bán trên sàn

Đây là nhóm có nhu cầu rõ ràng về việc kết nối POS với quản lý đơn và tồn kho online.

Thay vì quản lý cửa hàng offline và cửa hàng online như hai hệ thống hoàn toàn độc lập, doanh nghiệp có thể đưa hoạt động bán lẻ vào cùng hệ thống BigSeller.

Nhà bán hàng Shopee và TikTok Shop có thêm Facebook

Khi khách hàng đến từ nhiều nguồn, việc quản lý đơn tập trung giúp giảm số lần chuyển đổi giữa các phần mềm.

BigSeller hiện hỗ trợ kết nối nhiều nền tảng và các nguồn đơn khác như POS Retail Orders, Manual Orders và Messenger Orders.

Nhà bán hàng livestream kết hợp cửa hàng offline

Đây là mô hình ngày càng phổ biến: một doanh nghiệp có thể vừa livestream hoặc bán hàng qua Facebook, vừa duy trì cửa hàng và các gian hàng trên sàn.

Trong trường hợp này, bài toán không chỉ là xử lý đơn từ livestream mà còn là kiểm soát số lượng hàng sau khi bán trên nhiều kênh.

Việc POS được đặt trong cùng hệ thống với các nguồn đơn online có thể giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình quản lý thống nhất hơn.

Nhà phân phối hoặc doanh nghiệp bán online kết hợp offline

Với doanh nghiệp có nhiều điểm bán hoặc nhiều kênh bán hàng, dữ liệu đơn hàng và tồn kho tập trung có thể giúp giảm bớt các thao tác đối chiếu giữa từng hệ thống.

BigSeller POS khác gì với một phần mềm POS chỉ tập trung vào cửa hàng?

Sự khác biệt nằm ở phạm vi bài toán.

Một phần mềm POS thuần túy có thể tập trung chủ yếu vào những hoạt động tại điểm bán như quét mã, thanh toán, in phiếu và quản lý giao dịch.

Trong khi đó, nhà bán hàng đa kênh cần nhìn POS trong mối quan hệ với:

POS + Marketplace + Social Commerce + Order Management + Inventory

Vì vậy, nếu doanh nghiệp chỉ có một cửa hàng offline, nhu cầu có thể tập trung vào chức năng POS.

Nhưng nếu mô hình kinh doanh bao gồm Shopee, TikTok Shop, Facebook và cửa hàng, vấn đề cần giải quyết rộng hơn: làm thế nào để các hoạt động bán hàng và tồn kho được quản lý trong một hệ thống.

Cách bắt đầu sử dụng BigSeller POS

Để đưa hoạt động bán lẻ offline vào hệ thống, nhà bán hàng có thể bắt đầu từ những bước cơ bản:

Bước 1: Tạo POS Retail Store

Trong BigSeller, tạo POS Retail Store và liên kết cửa hàng với kho. Theo tài liệu chính thức, việc liên kết POS store với warehouse là một bước trong quá trình tạo cửa hàng.

Bước 2: Thiết lập sản phẩm và giá bán lẻ

Xác định những SKU được bán tại cửa hàng và thiết lập giá bán lẻ tương ứng.

Bước 3: Cấu hình phương thức thanh toán

Thêm các phương thức thanh toán mà cửa hàng đang sử dụng để thuận tiện cho việc ghi nhận và đối soát.

Bước 4: Thiết lập phiếu bán hàng và các quy tắc cần thiết

Cấu hình thông tin hiển thị trên phiếu, quy tắc thanh toán và các thiết lập phù hợp với hoạt động của cửa hàng.

Bước 5: Bắt đầu tạo POS Retail Order

Khi phát sinh giao dịch tại cửa hàng, nhân viên có thể tạo đơn POS và hoàn tất quy trình bán hàng.

Một số thiết lập như quyền sử dụng POS, quyền chỉnh sửa giá hoặc cấu hình hệ thống có thể phụ thuộc vào quyền tài khoản. Do đó, doanh nghiệp nên kiểm tra quyền được cấp trước khi triển khai.

Kết luận

Khi một doanh nghiệp vừa bán hàng trên Shopee, TikTok Shop, Facebook vừa có cửa hàng offline, POS không còn chỉ là công cụ thu ngân. Đơn hàng, tồn kho và dữ liệu bán hàng giữa các kênh cũng cần được kết nối để giảm bớt các thao tác quản lý riêng lẻ.

BigSeller POS đưa hoạt động bán lẻ tại cửa hàng vào cùng hệ thống với quản lý đơn hàng đa kênh. POS có thể liên kết với kho, trong khi các nguồn đơn được hỗ trợ như Shopee, TikTok Shop, Facebook, Messenger và Lazada có thể được đưa vào hệ thống quản lý BigSeller.

Với nhà bán hàng đang vận hành mô hình online + offline, cách tiếp cận này phù hợp với xu hướng omnichannel: thay vì xem từng kênh là một hệ thống riêng, doanh nghiệp có thể xây dựng một quy trình quản lý thống nhất hơn từ đơn hàng đến tồn kho.