Linh Linh giảm 30% thời gian xử lý đơn hàng nhờ BigSeller WMS

Ngành hàng Mẹ & Bé tại Việt Nam có một đặc điểm khiến vận hành kho trở nên khó hơn nhiều so với vẻ ngoài của nó: sản phẩm đa dạng nguồn gốc, vòng đời ngắn theo độ tuổi của bé, và gần như mọi thương hiệu đều phải bán trên nhiều kênh cùng lúc để giữ thị phần. Với một nhà phân phối vừa xây dựng thương hiệu riêng vừa là đại diện độc quyền cho nhiều nhãn hàng ngoại nhập, bài toán không chỉ là bán được hàng, mà là đóng đúng sản phẩm, đúng số lượng, đúng đơn với hàng nghìn lần mỗi tháng, trên nhiều nền tảng khác nhau.

Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Xuất Nhập khẩu Linh Linh là một trong những doanh nghiệp đang giải bài toán đó mỗi ngày.

Một nhà phân phối, nhiều thương hiệu, nhiều kênh bán

Linh Linh hoạt động tại TP. Hồ Chí Minh từ tháng 12/2018, khởi đầu với vai trò nhập khẩu và phân phối sỉ bánh kẹo, sữa, thực phẩm và các sản phẩm dành cho mẹ & bé từ Nhật Bản, Hàn Quốc, Mỹ và Úc. Trong quá trình phát triển, công ty dần trở thành đơn vị phân phối độc quyền tại Việt Nam cho một loạt thương hiệu quốc tế được nhiều mẹ bỉm tin dùng: Greenfinger Bebegrow, Withmom Cesar, Maeil Absolute, BeBecook và Bebedang.

Mô hình kinh doanh của Linh Linh vì vậy không đơn thuần là bán lẻ. Doanh nghiệp vừa phát triển thương hiệu riêng, vừa phân phối danh mục sản phẩm mẹ & bé đa dạng, và triển khai song song trên nhiều kênh: Shopee, TikTok Shop, website và social commerce (Facebook, Zalo), cùng lúc với kênh phân phối truyền thống GT (General Trade) và MT (Modern Trade).

Việc liên tục mở rộng các kênh bán hàng mang đến không gian tăng trưởng mới cho doanh nghiệp, nhưng đồng thời cũng khiến hoạt động quản lý kho trở nên phức tạp hơn.

Mỗi thương hiệu có những SKU khác nhau, mỗi kênh lại có các quy tắc xử lý đơn hàng riêng. Khi đơn hàng đến từ nhiều nền tảng và số lượng sản phẩm không ngừng tăng lên, làm thế nào để đảm bảo từng đơn hàng đều được xử lý chính xác trở thành một bài toán mới mà doanh nghiệp phải đối mặt.

Khi kho hàng phát triển nhanh hơn quy trình

Trước khi sử dụng BigSeller, những khó khăn của Linh Linh không nằm ở việc bán hàng, mà nằm ở phía sau cánh cửa kho: quy trình đóng hàng chưa được chuẩn hóa và đồng bộ giữa các nhân sự, khiến thời gian xử lý đơn kéo dài, đặc biệt vào những giai đoạn cao điểm khi đơn hàng dồn về cùng lúc từ nhiều sàn.

Ảnh Linh Linh. Kho hàng Linh Linh

Hệ thống cũ cũng bộc lộ giới hạn khi lượng dữ liệu tăng lên dẫn đến việc xử lý kém ổn định hơn, ảnh hưởng trực tiếp đến vận hành hằng ngày. Nhưng vấn đề đáng lo hơn cả nằm ở khả năng truy xuất trách nhiệm: khi một đơn hàng bị đóng sai, doanh nghiệp khó xác định chính xác ai là người thực hiện đơn đó để kiểm tra và đối soát. Không có dấu vết thao tác nghĩa là không có cách nào học từ sai sót một cách hệ thống và mỗi lần xử lý sự cố gần như phải bắt đầu lại từ đầu.

Đội ngũ vận hành khi đó có hai lựa chọn: tuyển thêm người để bù cho quy trình còn thiếu, hoặc tìm cách sắp xếp lại chính quy trình đó trước khi tuyển thêm ai.

Lý do chọn BigSeller

Linh Linh biết đến BigSeller thông qua một đối tác trong quá trình làm việc. Sau khi được giới thiệu và tìm hiểu kỹ hơn về giải pháp, doanh nghiệp nhận thấy BigSeller phù hợp với nhu cầu quản lý bán hàng đa kênh, và quan trọng hơn, có khả năng hỗ trợ chuẩn hóa quy trình xử lý đơn hàng ngay tại kho, đây cũng là “điểm đau” mà Linh Linh đang gặp phải.

Trong bối cảnh số lượng gian hàng, mã SKU và đơn hàng liên tục tăng, một hệ thống quản lý tập trung, giảm bớt thao tác thủ công không còn là lựa chọn để tối ưu, mà là điều kiện cần để duy trì kiểm soát vận hành. Đó cũng là lý do chính khiến Linh Linh quyết định đưa BigSeller vào sử dụng từ tháng 5/2026.

Wave Picking: công cụ tổ chức lại nhịp làm việc trong kho

Với đặc thù vận hành nhiều kênh, số lượng đơn trong cùng một thời điểm có thể đến từ nhiều gian hàng khác nhau, mỗi đơn lại có đặc điểm riêng về SKU, số lượng và yêu cầu xử lý. Nếu để nhân viên tự phán đoán nên xử lý đơn nào trước, việc lấy hàng dễ phát sinh nhiều thao tác lặp lại và khó duy trì nhịp xử lý ổn định.

Tính năng Wave Picking (quản lý theo đợt) trong BigSeller WMS giải quyết đúng vấn đề này: hệ thống cho phép doanh nghiệp chủ động phân chia và xử lý đơn hàng theo từng nhóm, thay vì xử lý đơn lẻ theo thứ tự thời gian nhận. Cách tổ chức này đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp có nhiều gian hàng và khối lượng đơn lớn như Linh Linh, nơi cùng một sản phẩm có thể xuất hiện trong nhiều đơn khác nhau đến từ nhiều kênh cùng lúc.

Ảnh: Linh Linh. Kho hàng Linh Linh tấp nập hoạt động xử lý đơn hàng đa kênh.

Thay vì để nhân viên đi lấy hàng theo từng đơn riêng lẻ, hệ thống gom các đơn có đặc điểm tương đồng vào cùng một đợt xử lý, giúp nhân viên nhặt hàng theo nhóm sản phẩm thay vì đi lại nhiều lần cho từng đơn nhỏ lẻ. Đây chính là lý do vì sao thời gian đào tạo nhân sự mới rút ngắn đáng kể: khi quy trình được hệ thống hóa thành các bước rõ ràng, người mới không còn phải tự ghi nhớ toàn bộ sơ đồ kho bằng kinh nghiệm cá nhân.

Từ thao tác thủ công đến quy trình có thể kiểm soát

Thay đổi rõ rệt nhất sau khi triển khai BigSeller là quy trình xử lý đơn hàng tại kho được chuẩn hóa và mang tính hệ thống hơn. Việc nhặt hàng, phân loại và đóng gói không còn phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân của từng nhân viên, mà được tổ chức theo từng bước rõ ràng, giúp cả đội cùng làm theo quy trình đồng nhất, bất kể ai đang trực ca.

Khả năng quản lý tập trung cũng giúp đội ngũ dễ dàng theo dõi tiến độ xử lý đơn theo thời gian thực, hạn chế tình trạng bỏ sót hoặc xử lý chậm, đây chính là điều từng là rủi ro thường trực khi đơn hàng đến từ nhiều nền tảng cùng lúc.

Ảnh Linh Linh. Nhân viên kho Linh Linh ứng dụng phần mềm quản lý đa kênh BigSeller

Thay đổi mà đại diện doanh nghiệp nhắc đến nhiều nhất lại là khả năng truy xuất lịch sử thao tác. Khi phát sinh sai sót, hệ thống cho biết chính xác ai đã xử lý đơn đó, thay vì phải hỏi lại cả ca làm việc xem ai còn nhớ. Việc kiểm tra và đối soát vì vậy nhanh hơn, và quan trọng hơn, doanh nghiệp bắt đầu biết được lỗi lặp lại thường rơi vào bước nào trong quy trình, thay vì coi mỗi lần sai sót là một sự cố riêng lẻ.

Về mặt hiệu quả, thời gian xử lý đơn hàng tại kho được ước tính giảm khoảng 30% so với trước đây. Con số này không đến từ việc tăng thêm nhân sự, mà đến từ việc tổ chức lại cách một đơn hàng di chuyển qua từng khâu từ lúc đơn được ghi nhận đến khi rời khỏi kho.

Bài toán tiếp theo: thêm thương hiệu mà không thêm rủi ro vận hành

Linh Linh hiện phân phối độc quyền cho năm thương hiệu quốc tế, và danh mục này nhiều khả năng sẽ còn dài thêm. Mỗi thương hiệu mới kéo theo vài trăm SKU mới, một tệp khách hàng mới cần chăm sóc, và thường là ít nhất một kênh bán mới cần vận hành song song với các kênh hiện có. Ở giai đoạn trước, việc mở rộng như vậy đồng nghĩa với việc nhân viên kho phải ghi nhớ thêm, chẳng hạn như thêm vị trí hàng, thêm quy cách đóng gói, thêm những chi tiết dễ nhầm giữa các sản phẩm có bao bì gần giống nhau.

Ảnh: Linh Linh. Từng vị trí kệ được số hóa, hỗ trợ nhân viên lấy hàng chính xác.

Hệ thống hiện tại thay đổi phần đó của bài toán. Sản phẩm mới được khai báo vào hệ thống, vị trí lưu kho được gán sẵn, và người nhặt hàng chỉ cần làm đúng theo những gì hiển thị trên màn hình hoặc phiếu tác nghiệp mà không phải tự nhớ. Đây cũng là lý do doanh nghiệp ghi nhận khả năng đáp ứng tốt hơn trong các đợt sale, giai đoạn mà lượng đơn tăng đột ngột và tốc độ xử lý buộc phải nhanh hơn ngày thường, kéo theo rủi ro sai sót vốn cao hơn bất kỳ thời điểm nào khác trong tháng.

Đánh giá từ người trực tiếp vận hành

Ảnh: Hai đại diện Linh Linh ở giữa: bà Nguyễn Thị Minh Thư – Chuyên viên vận hành TMĐT và ông Nguyễn Anh Sơn – Trưởng phòng TMĐT.

Ba con số đứng ra làm bằng chứng rõ nhất cho nhận định trên: Tỉ lệ sai sót được kiểm soát khi nhân viên làm đúng quy trình, nửa buổi để đào tạo một nhân viên kho mới thay vì một đến hai tuần như trước, và khoảng 30% thời gian xử lý đơn được rút ngắn.

Đằng sau những con số này không chỉ là sự cải thiện về tốc độ hay độ chính xác, mà là sự thay đổi trong cách doanh nghiệp vận hành: từ một kho hàng phụ thuộc vào kinh nghiệm của từng người sang một hệ thống mà quy trình được ghi nhận, kiểm soát và có thể mở rộng cùng với sự phát triển của doanh nghiệp.