Hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ bắt buộc và không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Theo Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được phân thành 6 nhóm chính, mỗi nhóm phù hợp với từng loại hình giao dịch và chủ thể sử dụng. Dưới đây là tổng hợp chi tiết từng loại hóa đơn để doanh nghiệp và cá nhân dễ dàng nắm bắt.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử và do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế. Hóa đơn này bao gồm cả trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua. Mã này gồm số giao dịch là dãy số duy nhất và chuỗi ký tự do cơ quan thuế mã hóa từ thông tin trên hóa đơn.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập và gửi cho người mua mà không có mã của cơ quan thuế.

Các loại hóa đơn điện tử phổ biến theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)

Hóa đơn giá trị gia tăng được sử dụng bởi các tổ chức kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Đây là loại hóa đơn phổ biến nhất trong doanh nghiệp, áp dụng cho các hoạt động:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nước.
• Hoạt động vận tải quốc tế.
• Xuất hàng vào khu phi thuế quan hoặc các trường hợp được coi là xuất khẩu.
• Xuất khẩu hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

Hóa đơn VAT giúp người mua được khấu trừ thuế đầu vào, đồng thời đảm bảo minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng được sử dụng cho các tổ chức, cá nhân kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Loại hóa đơn này áp dụng trong các trường hợp:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa.
• Hoạt động vận tải quốc tế.
• Xuất vào khu phi thuế quan hoặc được coi như xuất khẩu.
• Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

Đối với tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan, khi bán vào nội địa hoặc giao dịch với nhau, trên hóa đơn phải ghi rõ: “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

Hóa đơn điện tử bán tài sản công

Hóa đơn điện tử bán tài sản công được dùng khi các đơn vị nhà nước bán hoặc thanh lý các loại tài sản như:

• Tài sản công của cơ quan, tổ chức, đơn vị (bao gồm cả nhà ở thuộc sở hữu nhà nước).
• Tài sản là kết cấu hạ tầng.
• Tài sản công Nhà nước giao doanh nghiệp quản lý nhưng không tính vào vốn nhà nước tại doanh nghiệp.
• Tài sản từ dự án sử dụng vốn nhà nước.
• Tài sản được xác lập quyền sở hữu toàn dân.
• Tài sản công bị thu hồi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
• Vật tư, vật liệu thu hồi từ việc xử lý tài sản công.

Loại hóa đơn này giúp đảm bảo công khai, minh bạch trong quá trình quản lý và bán tài sản nhà nước.

Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia

Các cơ quan thuộc hệ thống dự trữ nhà nước sử dụng loại hóa đơn này khi bán hàng thuộc nguồn dự trữ quốc gia. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp kiểm soát chặt chẽ số lượng, giá trị và quá trình xuất bán theo đúng quy định pháp luật.

Các loại hóa đơn khác

Ngoài những loại hóa đơn chính, Nghị định 123 còn quy định một số chứng từ có hình thức tương tự hóa đơn, bao gồm:

• Tem, vé, thẻ được phát hành theo quy định tại Nghị định.
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không.
• Chứng từ thu cước vận tải quốc tế.
• Chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng (trừ một số trường hợp đặc thù theo thông lệ quốc tế).

Các chứng từ này được sử dụng trong những ngành nghề đặc thù và tuân theo chuẩn mực pháp lý liên quan.

Các chứng từ liên quan được quản lý như hóa đơn

Một số chứng từ tuy không phải hóa đơn nhưng vẫn được in, phát hành và quản lý như hóa đơn, gồm: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

Những chứng từ này giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa trong quá trình vận chuyển và giao đại lý một cách minh bạch, đúng quy định.

Quy định bắt buộc hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC

Thông tin nhận dạng hóa đơn

Hóa đơn điện tử phải thể hiện đầy đủ các thông tin cơ bản bao gồm:

• Tên hóa đơn
• Ký hiệu hóa đơn
• Ký hiệu mẫu số hóa đơn
• Số hóa đơn

Những yếu tố này giúp phân loại, quản lý và lưu trữ hóa đơn chính xác theo quy định.

Thông tin về người bán

Hóa đơn cần ghi rõ:

• Tên doanh nghiệp hoặc cá nhân bán hàng
• Địa chỉ
• Mã số thuế

Đây là nhóm thông tin bắt buộc nhằm xác định trách nhiệm và nghĩa vụ thuế của người bán.

Thông tin về người mua

Đối với người mua, hóa đơn cần có:

• Tên
• Địa chỉ
• Mã số thuế (trong trường hợp người mua có MST)

Việc ghi đúng thông tin người mua giúp chứng từ có thể sử dụng để kê khai thuế và hạch toán kế toán.

Thông tin về hàng hóa, dịch vụ

Thông tư yêu cầu thể hiện đầy đủ các thông tin theo từng dòng hàng hóa, dịch vụ gồm:

• Tên hàng hóa/dịch vụ
• Đơn vị tính
• Số lượng
• Đơn giá
• Thành tiền chưa có thuế GTGT
• Thuế suất GTGT
• Số tiền thuế GTGT theo từng mức thuế suất
• Tổng tiền thuế GTGT
• Tổng tiền thanh toán đã gồm thuế

Đây là phần quan trọng nhất, quyết định tính chính xác khi kê khai và đối chiếu nghĩa vụ thuế.

Chữ ký số của các bên

Hóa đơn điện tử phải có:

• Chữ ký số/điện tử của người bán
• Chữ ký số/điện tử của người mua (nếu có thỏa thuận ký)
• Chữ ký số bảo đảm tính toàn vẹn và xác thực của hóa đơn trên môi trường điện tử.

Thời điểm lập hóa đơn

Hóa đơn điện tử cần thể hiện ngày, tháng, năm lập hóa đơn, là căn cứ để xác định thời điểm tính thuế.

Mã của cơ quan thuế

Đối với hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn phải hiển thị mã của cơ quan thuế, được cấp thông qua hệ thống xử lý hóa đơn.

Các khoản phí, lệ phí, khuyến mại

Nếu có phát sinh, hoá đơn phải thể hiện rõ:

• Phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước
• Mức chiết khấu thương mại
• Khuyến mại

Việc thể hiện rõ ràng các khoản điều chỉnh giúp minh bạch và dễ dàng đối chiếu.

Các yêu cầu khác (nếu có)

Ngoài các tiêu thức trên, Thông tư 68 còn quy định chi tiết về:

• Cách sử dụng chữ viết và chữ số
• Đồng tiền thể hiện trên hóa đơn
• Một số nội dung khác liên quan đến định dạng và tiêu chuẩn kỹ thuật

Những quy định này giúp đảm bảo hóa đơn điện tử có tính thống nhất, dễ quản lý và phù hợp với quy định pháp luật.

Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn bán hàng khác nhau như thế nào?

Hóa đơn giá trị gia tăng dùng cho tổ chức kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ, cho phép khấu trừ thuế đầu vào. Hóa đơn bán hàng dùng cho tổ chức, cá nhân tính thuế theo phương pháp trực tiếp và không có dòng thuế GTGT để khấu trừ.

Tổ chức trong khu phi thuế quan có bắt buộc ghi chú trên hóa đơn không?

Có. Khi bán hàng vào nội địa hoặc giao dịch nội bộ trong khu phi thuế quan, hóa đơn phải ghi rõ: “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan” theo quy định.

Hóa đơn điện tử bán tài sản công được sử dụng trong những trường hợp nào?

Loại hóa đơn này được dùng khi bán, thanh lý các tài sản thuộc sở hữu nhà nước như tài sản công tại cơ quan, tài sản hạ tầng, tài sản từ dự án vốn nhà nước, tài sản thu hồi hoặc vật tư từ xử lý tài sản công.

Tem, vé, thẻ có được xem là hóa đơn điện tử không?

Tem, vé, thẻ không phải là hóa đơn điện tử, nhưng được quản lý và sử dụng như hóa đơn theo quy định tại Nghị định 123, tùy thuộc vào từng loại hình dịch vụ.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có thay thế hóa đơn được không?

Không. Phiếu xuất kho chỉ là chứng từ đi kèm để vận chuyển hàng hóa nội bộ hoặc gửi bán đại lý, không có giá trị thay thế hóa đơn khi bán hàng hóa cho khách hàng.

Kết luận

Việc nắm rõ các loại hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP giúp doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh lựa chọn đúng loại hóa đơn phù hợp với hoạt động của mình. Mỗi loại hóa đơn có chức năng và phạm vi sử dụng riêng, góp phần đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp trong giao dịch và thuận tiện cho việc kê khai, quyết toán thuế.