Câu chuyện của ECOCHIC bắt đầu từ một mong muốn rất giản dị: tạo ra những sản phẩm thời trang vừa đẹp, vừa thoải mái, vừa thể hiện trách nhiệm với môi trường.

Trong bối cảnh “thời trang bền vững” đôi khi bị xem như một khẩu hiệu marketing, đồng sáng lập Quỳnh Trần lại chọn cách chứng minh bằng chính trải nghiệm của người mặc.

Với ECOCHIC, một sản phẩm tốt không chỉ nằm ở thiết kế hay chất liệu, mà phải chạm đến khách hàng bằng nhiều giác quan. Quỳnh Trần gọi đó là phương châm “mắt thấy, tai nghe, mũi ngửi, tay sờ, thân cảm”.

“Mắt thấy” là khi khách hàng nhìn thấy một thiết kế đẹp, dễ mặc và có mức giá hợp lý. “Tai nghe” là khi thương hiệu được nhắc đến trên mạng xã hội, hoặc khi người mặc nhận được lời khen từ những người xung quanh. “Mũi ngửi” là cảm giác dễ chịu khi mở gói hàng. “Tay sờ” là chất vải đủ mềm, đủ tốt để tạo niềm tin ngay từ lần chạm đầu tiên. Và “thân cảm” là khoảnh khắc khách hàng mặc sản phẩm lên người và cảm thấy thoải mái thật sự.

“Mỗi sản phẩm không chỉ cần đẹp khi nhìn, mà còn phải mang lại cảm giác dễ chịu khi khách hàng chạm vào và mặc lên người.”
— Quỳnh Trần, Đồng sáng lập ECOCHIC

Chính sự chỉn chu đó đã giúp ECOCHIC dần xây dựng được niềm tin với khách hàng. Không phụ thuộc vào quảng cáo ồ ạt, thương hiệu phát triển nhờ trải nghiệm thật: khách hàng mua, quay lại mua tiếp và chia sẻ trên mạng xã hội.

Nhiều người biết đến ECOCHIC qua những lời giới thiệu rất tự nhiên:

“Đồ của ECOCHIC mặc thoải mái, và bạn thực sự cảm nhận được rằng họ rất nghiêm túc với từng sản phẩm.”

Đến cuối năm 2024, ECOCHIC đã trở thành một trong những thương hiệu thời trang nổi bật trên TikTok Shop. Hashtag #ecochic ghi nhận hơn 200 triệu lượt xem, giúp thương hiệu tiếp cận ngày càng nhiều người tiêu dùng.

Nhưng tăng trưởng nhanh luôn đi kèm một bài toán lớn hơn: làm thế nào để hệ thống vận hành theo kịp tốc độ tăng trưởng?

Khi đơn hàng tăng mạnh trên TikTok Shop, Shopee và Lazada, ECOCHIC bắt đầu đối mặt với nhiều áp lực quen thuộc của các nhà bán hàng đa sàn: tồn kho không đồng bộ, xử lý đơn thủ công, kho nhiều SKU khó kiểm soát, dễ giao sai hàng hoặc hủy đơn trong mùa cao điểm.

Đó cũng là thời điểm ECOCHIC bắt đầu tối ưu quy trình vận hành cùng BigSeller.

Tóm tắt case study

Khi tăng trưởng trở thành áp lực vận hành

1. Đồng bộ tồn kho đa sàn: Giảm rủi ro bán vượt kho và hủy đơn

Một trong những vấn đề khiến đội ngũ ECOCHIC đau đầu nhất trước đây là tồn kho không được cập nhật kịp thời giữa các nền tảng.

Khi bán trên nhiều sàn, cùng một sản phẩm có thể được đăng trên TikTok Shop, Shopee và Lazada. Nếu tồn kho không được đồng bộ tự động, đội ngũ phải liên tục cập nhật số lượng thủ công. Điều này đặc biệt khó kiểm soát khi đơn hàng phát sinh liên tục trong ngày hoặc vào các chiến dịch sale lớn.

Tình huống thường gặp là: sản phẩm trên TikTok Shop vẫn hiển thị còn hàng, khách đã đặt đơn, nhưng khi kiểm tra trong kho thì sản phẩm thực tế đã hết. Shop buộc phải hủy đơn, vừa ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng, vừa có nguy cơ bị nền tảng đánh giá thấp.

“Chúng tôi từng dùng Excel để đồng bộ tồn kho thủ công, nhưng với ba nền tảng và hàng trăm SKU, đội ngũ gần như không thể cập nhật kịp.”

— Đoan Trần, đại diện đội ngũ vận hành ECOCHIC

Sau khi kết nối các gian hàng vào BigSeller, ECOCHIC có thể quản lý tồn kho tập trung trên cùng một hệ thống. Khi có đơn hàng phát sinh trên một nền tảng, tồn kho được tự động khấu trừ và cập nhật, giúp đội ngũ giảm phụ thuộc vào thao tác nhập liệu thủ công.



Với ECOCHIC, thay đổi lớn nhất không chỉ là “có thêm một công cụ quản lý tồn kho”, mà là đội ngũ có thể kiểm soát tình trạng hàng hóa rõ ràng hơn trên nhiều kênh bán.

Thay vì phải liên tục kiểm tra từng sàn và cập nhật file Excel, đội ngũ có thể theo dõi tồn kho tập trung, chủ động nắm được sản phẩm nào sắp hết, sản phẩm nào cần bổ sung và hạn chế tình trạng khách đặt đơn nhưng kho không còn hàng.

BigSeller hỗ trợ ECOCHIC trong các điểm quan trọng:

• Đồng bộ tồn kho giữa TikTok Shop, Shopee và Lazada.
• Tự động khấu trừ tồn kho khi phát sinh đơn hàng.
• Giảm rủi ro bán vượt kho, thiếu hàng hoặc phải hủy đơn.
• Hỗ trợ thiết lập cảnh báo tồn kho an toàn để đội ngũ chủ động bổ sung hàng.
• Quản lý dữ liệu nhiều kho tập trung, thuận tiện hơn khi phân bổ và xử lý đơn.

2. Tự động hóa xử lý đơn hàng: Để hiệu suất theo kịp tốc độ tăng trưởng

Sau tồn kho, thách thức tiếp theo của ECOCHIC là tốc độ xử lý đơn hàng.

Trước đây, quy trình xử lý đơn của kho phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công: kiểm tra đơn trên từng nền tảng, in phiếu, tìm hàng, đóng gói, kiểm tra lại thông tin rồi bàn giao cho đơn vị vận chuyển.

Khi đơn hàng còn ít, quy trình này vẫn có thể vận hành được. Nhưng trong các dịp Mega Sale như 11.11, 12.12, số lượng đơn tăng đột biến khiến kho dễ rơi vào trạng thái quá tải. Nhân sự phải liên tục kiểm đơn, in phiếu, tìm sản phẩm và đóng gói. Chỉ cần một khâu bị chậm hoặc sai, toàn bộ quy trình phía sau đều bị ảnh hưởng.

Đội ngũ ECOCHIC từng thử bổ sung thêm nhân sự trong giai đoạn cao điểm, nhưng nhanh chóng nhận ra rằng vấn đề không chỉ nằm ở số người. Điều ECOCHIC cần là một quy trình xử lý đơn có thể mở rộng khi đơn hàng tăng, thay vì chỉ phụ thuộc vào việc tăng nhân sự.



Với BigSeller, đơn hàng từ TikTok Shop, Shopee và Lazada được đồng bộ về một hệ thống quản lý tập trung. Đội ngũ không cần chuyển đổi liên tục giữa nhiều nền tảng để kiểm tra và xử lý đơn. Các thao tác như phân loại đơn, phân bổ kho, in phiếu giao hàng và chuẩn bị bàn giao vận chuyển được thực hiện tập trung hơn. Điều này giúp quy trình xử lý đơn trở nên rõ ràng hơn:

• Đơn hàng từ nhiều sàn được gom về một giao diện.
• Đội ngũ có thể xử lý đơn theo lô thay vì thao tác từng đơn rời rạc.
• Phiếu giao hàng được in hàng loạt, tiết kiệm thời gian trong giờ cao điểm.
• Đơn hàng được phân bổ về kho phù hợp để chuẩn bị lấy hàng và đóng gói.
• Quy trình xử lý và bàn giao vận chuyển trở nên liền mạch hơn.

3. WMS quản lý kho: Biến kho hàng từ “hộp đen” thành hệ thống minh bạch

Với ngành thời trang, kho hàng luôn là một trong những khâu khó kiểm soát nhất.

Lý do nằm ở đặc thù sản phẩm: nhiều mẫu, nhiều màu, nhiều size và nhiều SKU. Cùng một thiết kế, chỉ cần có các size S, M, L và các màu xám, xanh, be đã tạo ra nhiều biến thể khác nhau. Khi số lượng sản phẩm tăng lên, việc tìm đúng mẫu, đúng màu, đúng size trở thành thách thức lớn.

Trước khi số hóa kho, việc quản lý vị trí hàng hóa của ECOCHIC phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm của nhân sự kho. Hàng nằm ở đâu, sản phẩm nào sắp hết, mẫu nào tồn lâu, khu vực nào đang quá tải — nhiều thông tin được ghi nhớ bằng kinh nghiệm cá nhân.



Cách làm này có thể hiệu quả khi đội ngũ ổn định và quy mô kho chưa quá lớn. Nhưng khi sản phẩm và đơn hàng tăng lên, rủi ro cũng tăng theo. Nếu nhân sự phụ trách nghỉ việc hoặc có người mới vào kho, quá trình làm quen mất nhiều thời gian. Sai sót như lấy nhầm màu, nhầm size hoặc mất thời gian tìm hàng cũng dễ xảy ra hơn.

BigSeller WMS giúp ECOCHIC đưa hoạt động kho vào quy trình quản lý rõ ràng hơn. Hàng hóa được ghi nhận vị trí, thao tác nhập kho, lên kệ, lấy hàng và kiểm kê được hỗ trợ bằng hệ thống.

Với ECOCHIC, WMS giúp kho hàng không còn là nơi chỉ một vài người “biết rõ mọi thứ”. Thay vào đó, thông tin được minh bạch hóa trên hệ thống, giúp đội ngũ vận hành dễ phối hợp và giảm phụ thuộc vào trí nhớ cá nhân.

Các thay đổi quan trọng bao gồm:

• Khi hàng nhập kho, nhân sự có thể quét mã để ghi nhận vị trí lưu trữ.
• Khi cần lấy hàng, hệ thống hỗ trợ xác định vị trí sản phẩm, giúp tìm đúng mẫu, đúng size, đúng màu.
• Với thiết bị PDA, quy trình lấy hàng và kiểm kê được thực hiện nhanh và rõ ràng hơn.
• Dữ liệu tồn kho thực tế và tồn kho hệ thống được đối chiếu thuận tiện hơn.
• Nhân sự mới có thể làm việc dựa trên quy trình hệ thống, rút ngắn thời gian đào tạo.

Đối với ECOCHIC, WMS không chỉ giúp kho vận hành nhanh hơn, mà còn giúp giảm rủi ro sai sót trong những chi tiết tưởng nhỏ nhưng rất quan trọng với khách hàng thời trang: màu sắc, kích cỡ và mẫu mã.

Khi khách đặt một chiếc váy màu be size M, điều họ mong đợi rất đơn giản: nhận đúng sản phẩm mình đã chọn. Nhưng để đảm bảo điều đó trong hàng nghìn đơn hàng, thương hiệu cần một hệ thống kho đủ chính xác.

Kết quả: Khi vận hành được hệ thống hóa, tăng trưởng trở nên bền vững hơn

• Thời gian xử lý đơn hàng giảm khoảng 50%.
• Hiệu suất vận hành trong các kỳ Mega Sale tăng khoảng 3 lần.
• Tình trạng giao sai hàng và hủy đơn được kiểm soát hiệu quả hơn.
• Quy trình quản lý tồn kho, xử lý đơn và kho vận trở nên rõ ràng hơn.
• Đội ngũ vận hành giảm đáng kể áp lực xử lý thủ công trong mùa cao điểm.

• Doanh số trên kênh TikTok Shop đạt quy mô ấn tượng, tăng trưởng hơn 80% so với cùng kỳ.
• Kênh Shopee duy trì xu hướng tăng ổn định, với mức tăng trưởng tổng thể hơn 50%.

Tuy nhiên, với đội ngũ ECOCHIC, giá trị lớn nhất của việc hệ thống hóa vận hành không chỉ nằm ở các con số tăng trưởng. Điều quan trọng hơn là thương hiệu có thể thoát khỏi trạng thái luôn bị cuốn vào xử lý đơn, chữa cháy tồn kho và giải quyết lỗi phát sinh.



“Trước đây, mỗi ngày mở mắt ra là xử lý đơn, kiểm tra hàng, bổ sung tồn kho gấp. Chúng tôi gần như không còn thời gian cho những việc quan trọng hơn. Giờ đây, khi quy trình vận hành đã dần ổn định, đội ngũ có thể quay lại tập trung vào nội dung, marketing và sản phẩm.”

— Đoan Trần, Quản lý vận hành thương mại điện tử ECOCHIC

Đây cũng chính là giá trị cốt lõi của vận hành số: không chỉ giúp doanh nghiệp bán thêm một đơn hàng, mà còn giúp thương hiệu duy trì sự ổn định khi tăng trưởng nhanh.
 

Từ sản phẩm chỉn chu đến hệ thống vận hành có thể mở rộng

• Đồng bộ tồn kho đa sàn: giúp hạn chế bán vượt kho, thiếu hàng và hủy đơn.
• Tự động hóa xử lý đơn hàng: giúp đội ngũ xử lý đơn nhanh hơn, đặc biệt trong mùa cao điểm.
• WMS quản lý kho: giúp kho hàng minh bạch, dễ kiểm soát và giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công.

Hiện tại, lượng quan tâm dành cho ECOCHIC vẫn tiếp tục tăng. Nhưng với đội ngũ vận hành, cảm giác thành công lớn nhất không chỉ đến từ GMV hay tốc độ tăng trưởng, mà là sự tự tin khi đối diện với lượng đơn hàng ngày càng lớn.

“Dù đơn hàng đến nhiều đến đâu, chúng tôi vẫn có thể xử lý được.”

— Đội ngũ ECOCHIC



Với ECOCHIC, tăng trưởng không còn chỉ là câu chuyện của lưu lượng truy cập hay doanh số. Đó còn là câu chuyện về một hệ thống vận hành đủ vững để thương hiệu tiếp tục đi xa hơn.

Bạn cũng đang bán hàng đa sàn như ECOCHIC?

Nếu bạn đang kinh doanh trên TikTok Shop, Shopee, Lazada hoặc nhiều nền tảng thương mại điện tử cùng lúc, những vấn đề như tồn kho sai lệch, xử lý đơn thủ công, kho nhiều SKU khó kiểm soát có thể đang âm thầm làm giảm hiệu quả vận hành của shop.

BigSeller giúp nhà bán hàng quản lý tập trung đơn hàng, tồn kho và kho vận trên nhiều nền tảng, từ đó giảm thao tác thủ công, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu suất xử lý đơn.

Hãy trải nghiệm BigSeller để xây dựng hệ thống vận hành đa sàn hiệu quả hơn cho shop của bạn.