Tại thị trường thương mại điện tử Philippines, phụ tùng xe máy là ngành hàng có nhu cầu ổn định và tỷ lệ mua lại cao. Tuy nhiên, đằng sau nhu cầu đó là một bài toán xử lý đơn hàng không hề đơn giản.

Phụ tùng xe máy thường có nhiều mẫu mã, thông số và yêu cầu tương thích khác nhau. Nhiều sản phẩm nhìn bên ngoài khá giống nhau, nhưng lại dùng cho các dòng xe, vị trí lắp đặt hoặc kích thước khác nhau. Với nhà bán hàng, bán được hàng mới chỉ là bước đầu. Thử thách vận hành thực sự nằm ở việc kho có thể giao hàng nhanh và chính xác khi số lượng đơn tăng cao hay không.

Motolab là một nhà bán phụ tùng xe máy trên thương mại điện tử đang phát triển nhanh tại thị trường này.

Được thành lập vào năm 2024, Motolab tập trung bán các sản phẩm phụ tùng xe máy có mức giá hợp lý thông qua hợp tác thương hiệu và mô hình vận hành xuyên biên giới. Công ty đang kinh doanh trên Shopee, Lazada và TikTok Shop. Đến năm 2025, GMV của Motolab đã vượt mốc 270 triệu PHP, với lượng đơn hàng mỗi ngày đạt hơn 2.000 đơn.

Tăng trưởng mang lại cơ hội, nhưng đồng thời cũng khiến áp lực trong kho ngày càng rõ rệt.

1. Khi đơn hàng tăng lên, quy trình xử lý thủ công bắt đầu quá tải

Trước khi sử dụng BigSeller, Motolab chủ yếu dựa vào thao tác thủ công để xử lý đơn hàng online. Đơn từ các sàn khác nhau phải được kiểm tra và sắp xếp riêng, trong khi nhân viên kho dựa vào kinh nghiệm để lấy hàng, kiểm hàng và đóng gói.

Khi lượng đơn còn ở mức vừa phải, cách làm này vẫn có thể duy trì hoạt động. Nhưng khi số đơn mỗi ngày vượt quá 2.000, quy trình trong kho thường xuyên bị gián đoạn.

Đối với nhà bán phụ tùng xe máy, rủi ro giao sai hàng đặc biệt cao.

Để xác nhận một phụ tùng có đúng hay không, nhân viên không thể chỉ dựa vào tên sản phẩm. Họ còn phải kiểm tra SKU, thông số, dòng xe tương thích, vị trí trái/phải và nhiều chi tiết khác. Khi chịu áp lực xử lý đơn lớn, việc kiểm tra thủ công rất dễ dẫn đến lấy sai hàng, gửi sai hàng hoặc thiếu hàng.

Một đơn giao sai không chỉ là một vấn đề hậu mãi đơn lẻ. Người mua có thể không lắp được sản phẩm, đơn hàng có thể phải hoàn/trả hoặc đổi hàng, bộ phận chăm sóc khách hàng phải giải thích sự cố, còn kho phải xử lý lại sản phẩm. Đánh giá trên sàn và hiệu suất hoàn tất đơn của gian hàng cũng có thể bị ảnh hưởng.

Với Motolab, doanh số phía trước đang tăng, nhưng kho hàng dần trở thành điểm nghẽn trong vận hành.

2. Lựa chọn BigSeller: Từ dùng thử đến hợp tác lâu dài

Motolab biết đến BigSeller lần đầu thông qua lời giới thiệu từ bạn bè.

Sau nhiều lần được đề xuất và so sánh BigSeller với các sản phẩm khác, Motolab bắt đầu sử dụng hệ thống và dần trở thành khách hàng lâu dài. Đến nay, Motolab đã đồng hành cùng BigSeller được hai năm.

Với Motolab, giá trị của BigSeller không chỉ nằm ở việc gom đơn từ Shopee, Lazada và TikTok Shop về cùng một màn hình quản lý. Quan trọng hơn, BigSeller kết nối toàn bộ quy trình từ xử lý đơn hàng, vận hành kho, giao hàng cho đến mua hàng và bổ sung tồn kho.

Trong số các tính năng đó, WMS là phần mang lại thay đổi rõ ràng nhất.

“Sau khi sử dụng BigSeller, hiệu suất làm việc của nhân viên và độ chính xác khi giao hàng của chúng tôi được cải thiện rõ rệt. WMS là tính năng hỗ trợ nhiều nhất.”

Đại diện Motolab

3. Triển khai: Bắt đầu từ quy trình kho thực tế

Một hệ thống có thật sự tạo ra giá trị hay không không chỉ phụ thuộc vào tính năng, mà còn phụ thuộc vào việc hệ thống đó có phù hợp với cách vận hành kho thực tế của khách hàng hay không.

Kho của Motolab chủ yếu xử lý các sản phẩm đã có nhãn, rất phù hợp với quy trình xử lý theo wave, quét mã, phân loại và kiểm tra khi đóng gói. Thay vì chỉ đào tạo tính năng từ xa, đội ngũ BigSeller đã trực tiếp đến kho của Motolab để tìm hiểu cách bố trí kho, loại sản phẩm, thói quen làm việc của nhân viên và lộ trình xử lý đơn hàng.

Câu hỏi đầu tiên không phải là “nên bật bao nhiêu tính năng”, mà là làm thế nào để hơn 2.000 đơn mỗi ngày của Motolab có thể được xử lý ổn định sau khi đi vào kho.

Đơn hàng đến từ những sàn nào? Những đơn nào có thể gom vào cùng một đợt xử lý? Sản phẩm nào cần kiểm soát lỗi kỹ hơn? Nhân viên lấy hàng biết cần lấy gì bằng cách nào? Nhân viên đóng gói xác nhận sản phẩm khớp với kiện hàng ra sao? Làm thế nào để kho giảm tình trạng quét sót và giao sai trước khi bàn giao hàng?

Dựa trên những câu hỏi này, BigSeller đã hỗ trợ Motolab từng bước chuyển đổi kho từ quy trình thủ công dựa vào kinh nghiệm sang mô hình vận hành chuẩn hóa bằng WMS.

4. Cơ chế cốt lõi: Quản lý wave

Quản lý wave là logic cốt lõi của WMS. Hệ thống sẽ gom các đơn hàng có cùng hoặc gần giống đặc điểm vào từng đợt xử lý, giúp đội ngũ kho có thể lấy hàng, in nhãn và đóng gói theo cách tập trung hơn.

Với nhà bán có lượng đơn lớn, quản lý wave không chỉ đơn giản là gom nhiều đơn lại với nhau. Đây là cách hệ thống sắp xếp lại nhịp vận hành của kho bằng các quy tắc rõ ràng.

Do Motolab chủ yếu xử lý sản phẩm đã có nhãn, hệ thống có thể gom các đơn phù hợp vào nhiều loại wave khác nhau. Motolab chủ yếu sử dụng các tình huống wave sau:

5. Một đơn hàng đi qua kho như thế nào?

Hãy lấy một đơn hàng phụ tùng xe máy điển hình của Motolab làm ví dụ.

Đồng bộ đơn hàng và tạo wave

Người mua đặt hàng trên Shopee. Đơn hàng được tự động đồng bộ vào BigSeller. Hệ thống xử lý đơn dựa trên trạng thái đơn, tồn kho và kho giao hàng. Sau khi quản lý kho sắp xếp đơn, đơn hàng đi vào trang wave của WMS và được gom vào một nhiệm vụ theo lô dựa trên quy tắc wave.

Lấy hàng

Trưởng kho giao wave cho nhân viên lấy hàng phù hợp. Nhân viên bắt đầu lấy hàng dựa trên phiếu lấy hàng, bảng tổng hợp hoặc nhiệm vụ trên ứng dụng. Nhân viên không còn phải kiểm tra đơn trên nhiều sàn khác nhau hay tự quyết định nên xử lý lô nào trước. Nhờ gom đơn theo wave, nhân viên có thể lấy hàng theo SKU và theo nhiệm vụ, giảm việc di chuyển lặp lại, lấy sót và lấy sai.

Phân loại

Sau khi lấy hàng, đơn đi vào bước phân loại. Nhân viên quét SKU, GTIN hoặc mã sản phẩm để phân loại lần hai. Hệ thống sẽ hiển thị sản phẩm cần được đặt vào ô phân loại nào, giúp giảm phụ thuộc vào việc nhìn bằng mắt thường.

Đóng gói và kiểm tra

Nhân viên đóng gói quét nhãn sản phẩm, số kiện, mã vận đơn hoặc mã đơn hàng để ghép đúng sản phẩm với đúng kiện hàng. Họ cũng có thể in nhãn vận chuyển và xác nhận đóng gói ngay trong quy trình. Với Motolab, bước này bổ sung thêm một lớp kiểm tra bằng hệ thống trước khi sản phẩm rời khỏi kho.

Giao hàng

Khi kiện hàng đi vào danh sách chờ giao, kho có thể hoàn tất thao tác giao hàng bằng cách quét mã vận đơn hoặc số kiện. Tùy theo quy trình thực tế, đội ngũ cũng có thể sử dụng hình thức giao hàng tự động hoặc thủ công. Sau khi hoàn tất giao hàng, đơn chuyển sang trạng thái chờ lấy hàng và tồn kho được trừ tương ứng.

Trong suốt quy trình, mỗi bước đều được hỗ trợ bằng cập nhật trạng thái hệ thống, thao tác quét mã hoặc ghi nhận nhiệm vụ. Những lớp kiểm soát này giúp giảm sai sót do con người.

Đây chính là giá trị cốt lõi của hệ thống WMS mà BigSeller đã giúp Motolab xây dựng: kho không còn phụ thuộc vào trí nhớ, việc tìm kiếm thủ công và kiểm tra bằng kinh nghiệm, mà chuyển sang quy trình được dẫn dắt bởi lô xử lý, nhiệm vụ, quét mã và khả năng truy vết.

6. Phối hợp đặt hàng: Đảm bảo bổ sung tồn kho theo kịp nhu cầu kho

Các vấn đề trong kho không chỉ xảy ra ở khâu xuất hàng.

Càng có nhiều đơn, hàng tồn càng luân chuyển nhanh. Nếu bổ sung hàng không kịp, sản phẩm bán chạy có thể hết hàng. Nếu dữ liệu mua hàng và dữ liệu kho không được kết nối, việc đánh giá tồn kho sẽ thiếu chính xác và có thể ảnh hưởng đến hoạt động giao hàng về sau.

Trong khi sử dụng WMS, Motolab cũng sử dụng phân hệ mua hàng của BigSeller.

Khi đơn bán liên tục phát sinh, biến động tồn kho trong hệ thống cung cấp cơ sở rõ ràng hơn cho các quyết định mua hàng. Đội ngũ có thể nhanh chóng nhận biết phụ tùng xe máy nào đang được tiêu thụ nhanh, SKU nào cần bổ sung và sản phẩm nào nên được chuẩn bị trước các chiến dịch lớn.

Xử lý đơn hàng, biến động tồn kho, đặt hàng và giao hàng cuối cùng cần phối hợp với nhau để hỗ trợ tăng trưởng kinh doanh ổn định.

7. Hiệu quả cải thiện không chỉ nằm trong kho

Sau khi hiệu suất kho được cải thiện, đội ngũ nội bộ là những người cảm nhận sự thay đổi đầu tiên.

Nhân viên không còn phải dành nhiều giờ để kiểm tra đơn thủ công, tìm sản phẩm và lặp lại các bước đối chiếu. Công việc trở nên rõ ràng hơn, tốc độ xử lý đơn nhanh hơn, đồng thời giảm đáng kể tình trạng tăng ca, làm lại và áp lực hậu mãi do kho vận hành lộn xộn.

Cải thiện trong kho cuối cùng sẽ tác động trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng.

Khi đơn hàng được xử lý nhanh hơn và sản phẩm được giao chính xác hơn, người mua phải chờ ít hơn, tình trạng giao sai giảm xuống, các đánh giá liên quan đến tốc độ giao hàng và độ tin cậy trong xử lý đơn cũng được cải thiện.

Với Motolab, hiệu suất kho được nâng cao còn góp phần mang lại thêm doanh số nhờ phản hồi tốt hơn của khách hàng về tốc độ giao hàng.

Điều này cho thấy kho hàng không chỉ là một trung tâm chi phí ẩn phía sau. Với các nhà bán thương mại điện tử có lượng đơn lớn, hiệu suất kho ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ chuyển đổi, đánh giá của khách hàng và tỷ lệ mua lại.

8. Chuẩn hóa kho để hỗ trợ giai đoạn tăng trưởng tiếp theo

Sự tăng trưởng của Motolab cho thấy khi một nhà bán thương mại điện tử đạt đến quy mô nhất định, cạnh tranh không còn chỉ nằm ở lưu lượng truy cập và giá sản phẩm.

Khi đơn hàng liên tục đổ về từ nhiều sàn, câu hỏi thực sự là liệu hệ thống vận hành phía sau có đủ ổn định để xử lý khối lượng đó hay không.

Sau khi sử dụng BigSeller, Motolab từng bước nâng cấp quy trình xử lý đơn thủ công trong kho thành một hệ thống chuẩn hóa được vận hành bằng WMS. Thông qua wave cho sản phẩm có nhãn, phân loại bằng quét mã, đóng gói bằng quét mã, giao hàng bằng quét mã và phối hợp mua hàng, Motolab đã cải thiện hiệu suất nhân viên và giảm tỷ lệ lỗi lấy hàng thủ công từ 5%–10% xuống còn dưới 1%.

Quan trọng hơn, đội ngũ BigSeller đã trực tiếp đến kho và giúp Motolab xây dựng quy trình dựa trên nhu cầu kinh doanh thực tế, thay vì chỉ bàn giao một màn hình phần mềm để khách hàng tự sử dụng.

Với Motolab, BigSeller không chỉ là công cụ xử lý đơn hàng. Đây là nền tảng vận hành giúp kho hoạt động ổn định, bảo vệ độ chính xác khi giao hàng và hỗ trợ tăng trưởng bền vững.

Khi doanh số phía trước tăng nhanh, khâu xử lý đơn phía sau không thể trở thành điểm nghẽn.

Câu chuyện của Motolab cho thấy, với các nhà bán có lượng đơn lớn, chuẩn hóa quản lý kho đồng nghĩa với việc hệ thống hóa năng lực tăng trưởng.

BigSeller sẽ tiếp tục hỗ trợ nhiều nhà bán tại Đông Nam Á quản lý vận hành đa sàn và xử lý lượng đơn lớn bằng các năng lực hệ thống rõ ràng hơn, ổn định hơn và hiệu quả hơn.