ถามผู้ขายอีคอมเมิร์ซที่บริหารร้านมาสักพักว่า "ปัญหาที่ทำให้เจ็บปวดที่สุดในธุรกิจคืออะไร" คำตอบที่ได้ยินบ่อยที่สุดมักไม่ใช่เรื่องการตลาดหรือการแข่งขันด้านราคา แต่คือ "ไม่รู้จะสั่งของเท่าไหร่ดี"

สั่งน้อยไป สินค้าหมดกลางแคมเปญ ขาดรายได้และโดนลงโทษจากแพลตฟอร์ม สั่งมากไป ต้นทุนจมอยู่ในคลัง กระทบ Cash Flow ทั้งไตรมาส สั่งถูกจำนวนแต่สั่งช้า ของมาไม่ทันยอดขาย ปัญหาเดิมเกิดซ้ำ

ในปี 2569 ที่ผู้ขายหลายรายบริหารพร้อมกันหลายร้าน หลายแพลตฟอร์ม และหลายคลังสินค้า การพึ่งพาประสบการณ์ล้วนๆ ในการตัดสินใจจัดซื้อ ไม่ต่างอะไรกับการบินด้วยสายตาในเมฆหนา

บทความนี้รวบรวมกรอบความคิด สูตรคำนวณ และกระบวนการที่ผู้ขายยุคใหม่ใช้เปลี่ยนจาก "จัดซื้อตามประสบการณ์" ไปสู่ "จัดซื้อที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล" อย่างเป็นระบบ

การจัดซื้อแบบเดิมมีอะไรผิดพลาด?

ก่อนจะพูดถึงวิธีแก้ ต้องเข้าใจก่อนว่าวิธีเดิมพังตรงไหน กระบวนการจัดซื้อที่ยังพบอยู่บ่อยๆ ในหมู่ผู้ขายออนไลน์มักมีลักษณะนี้:

ปัญหาที่ 1 — ตัดสินใจจากยอดขายเดือนที่แล้วเพียงอย่างเดียว ยอดขายเดือนที่แล้วไม่บอกว่า "ถ้าวันนี้สั่ง ของจะถึงเมื่อไหร่ และตอนนั้นต้องการเท่าไหร่" มันแค่บอกสิ่งที่เกิดขึ้นไปแล้ว ไม่ใช่สิ่งที่จะเกิดขึ้น

ปัญหาที่ 2 — ไม่ได้นับสต็อกที่อยู่ระหว่างทาง ผู้ขายหลายรายสั่งของซ้ำโดยลืมว่ายังมีสินค้าล็อตก่อนหน้าที่ยังอยู่ระหว่างขนส่งอยู่ ผลคือสต็อกล้นเมื่อของมาถึงพร้อมกัน

ปัญหาที่ 3 — ไม่มีชั้นการอนุมัติก่อนสั่ง คนที่คำนวณกับคนที่สั่งอาจเป็นคนเดียวกัน และเมื่อไม่มีกระบวนการ Review ก็ไม่มีโอกาสจับข้อผิดพลาดก่อนที่เงินจะออกไปแล้ว

ปัญหาที่ 4 — PO หนึ่งใบต่อซัพพลายเออร์หลายราย ทำด้วยมือทีละรายการ เมื่อสินค้าล็อตหนึ่งมาจากซัพพลายเออร์ 3-5 ราย การสร้างใบสั่งซื้อแยกด้วยมือไม่เพียงแต่ช้า แต่ยังผิดพลาดได้ง่าย

ปัญหาที่ 5 — ไม่มีระบบควบคุมสิทธิ์ ทุกคนในทีมเห็นต้นทุนและแก้ใบสั่งซื้อได้หมด ทั้งเสี่ยงข้อมูลรั่ว และเมื่อเกิดปัญหา หาคนรับผิดชอบไม่ได้

ห้าปัญหานี้ คุณเจอกี่ข้อ? ถ้าตอบว่า 3 ข้อขึ้นไป บทความที่เหลือคือสิ่งที่คุณต้องอ่าน

กรอบความคิดใหม่: กระบวนการจัดซื้อครบวงจร 5 ขั้น

กระบวนการจัดซื้อที่ดีสำหรับผู้ขายอีคอมเมิร์ซยุคใหม่ไม่ได้เริ่มที่ "สั่งของ" แต่เริ่มที่ "รู้ว่าควรสั่งอะไร" และไม่ได้จบที่ "ของส่ง" แต่จบที่ "ของเข้าคลังพร้อมขาย" ทุกขั้นตอนเชื่อมต่อกันและมีข้อมูลเป็นตัวขับเคลื่อน

ขั้นที่ 1: คำแนะนำการสั่งซื้อ — ให้ข้อมูลตอบแทนความรู้สึก

คำแนะนำการสั่งซื้อคืออะไร?

คำแนะนำการสั่งซื้อ คือระบบที่คำนวณโดยอัตโนมัติว่าแต่ละ SKU ควรสั่งซื้อเพิ่มเท่าไหร่ โดยอิงจากยอดขายจริง ระดับสต็อกปัจจุบัน สต็อกที่อยู่ระหว่างทาง และพารามิเตอร์ที่ผู้ขายตั้งไว้ล่วงหน้า
 

สูตรคำนวณจำนวนที่แนะนำสั่งซื้อ

จำนวนที่แนะนำสั่งซื้อ =  ( เวลาระหว่างการสั่งซื้อ + เวลาสั่งซื้อล่วงหน้า + วันปลอดภัย ) × การคาดการณ์ยอดขายรายวัน + จำนวนของขาด  − สต็อกระหว่างทาง− สต็อกพร้อมขาย

ความหมายของแต่ละตัวแปร:

ตัวอย่างการคำนวณ: สินค้า: กระดาษชำระ ขายได้ 50 ชิ้น/วัน มีสต็อกพร้อมขาย 15 ชิ้น และสต็อกระหว่างทาง 200 ชิ้น มีของขาด 20 ชิ้น

จำนวนที่แนะนำ = (30 + 7 + 3) × 50 + 20 - 200 - 15 = 1,805 ชิ้น

คำแนะนำการสั่งซื้อมี 2 ประเภท

คำแนะนำเตรียมสต็อก — ยังมีสต็อกอยู่ แต่ถ้าไม่สั่งเพิ่มตอนนี้ จะขาดสต็อกในอนาคต ระบบตรวจจับเมื่อ: (วันปลอดภัย + เวลาสั่งซื้อล่วงหน้า) × ยอดขายเฉลี่ยต่อวัน > (สต็อกพร้อมขาย + สต็อกระหว่างทาง)

คำแนะนำของขาด — สต็อกหมดแล้ว ต้องสั่งด่วน ระบบตรวจจับเมื่อ: (สต็อกพร้อมขาย + สต็อกระหว่างทาง) < จำนวนที่จำเป็น

การปรับยอดขายให้แม่นยำยิ่งขึ้น

ยอดขายในอดีตไม่ได้บอกอนาคตเสมอไป ระบบที่ดีจะมีการปรับค่ายอดขายในสถานการณ์พิเศษ:

• Sales Coefficient — ใช้ปรับสัดส่วนยอดขายในช่วงโปรโมชัน เช่น ถ้ายอดขายวัน 11.11 สูงกว่าปกติ 5 เท่า ตั้ง Sales Coefficient = 0.2 เพื่อไม่ให้ยอดขายวันนั้นบิดเบือนค่าเฉลี่ย

• ค่ายอดขายคงที่ — กำหนดตัวเลขตายตัวสำหรับ SKU ที่มีแผนชัดเจน

• คำนวณตามจำนวนวันขายจริง — นับเฉพาะวันที่มียอดขาย เหมาะสำหรับสินค้าที่หยุดขายเมื่อสต็อกเป็นศูนย์

• คำนวณตามวันปฏิทิน — รวมทุกวัน เหมาะสำหรับสินค้าที่ยังรับออเดอร์ได้แม้สต็อกหมด
  
   

  🔥 กรณีศึกษา: ร้านเคสมือถือ — ยอดขาย Double Day ทำลายการคำนวณทั้งเดือน
  

  สถานการณ์: เจ้าของร้านเคสมือถือ ปกติขายได้วันละ 200 ชิ้น แต่วัน Double Day ขายได้ 2,000 ชิ้น ระบบคำนวณค่าเฉลี่ย 30 วันออกมาได้ 260 ชิ้น/วัน

  ปัญหา: ไม่ได้ปรับค่าโปรโมชัน ซื้อของตามตัวเลขระบบโดยตรง

  ผลที่เกิดขึ้น: สต็อกล้น ใช้เวลาสองเดือนกว่าจะขายหมด เสียค่าคลังและต้นทุนเงินทุนจมไปหลายหมื่นบาท

  ทำอย่างถูกต้อง: ตั้ง Sales Coefficient = 0.2 ให้วัน Double Day นับน้ำหนักแค่ 20% สูตรใหม่คือ (2,000 × 0.2 + 200 × 29) ÷ 30 ≈ 206 ชิ้น/วัน — นี่คือตัวเลขที่สะท้อนความเป็นจริง

สรุปขั้นที่ 1: ระบบคำนวณทุกคืนเวลา 00:00 น. อัตโนมัติ หรือกดคำนวณ Real-time ได้ตามต้องการ เมื่อมีคำแนะนำพร้อมแล้ว สามารถ สร้างใบสั่งซื้อด้วยคลิกเดียว ได้ทันที

ขั้นที่ 2: การวางแผนสั่งซื้อ — ชั้น Review ก่อนเงินออก

ทำไมต้องมีขั้นตอนนี้?

คำแนะนำจากระบบดีมากแค่ไหนก็ตาม มันยังคงเป็นการประมาณการ ขั้นตอนการวางแผนสั่งซื้อเป็นชั้น Human-in-the-loop ที่สำคัญที่สุด — ก่อนที่ใบสั่งซื้อจะถูกสร้างและส่งให้ซัพพลายเออร์ ทีมจัดซื้อสามารถตรวจสอบ ปรับแก้ และอนุมัติได้

2 มุมมองการวางแผน

ดูตามแผน — เห็นภาพรวมว่ารอบการจัดซื้อนี้จะสั่งอะไรบ้าง ใช้สำหรับบริหารงบประมาณและลำดับความสำคัญ

ดูตาม SKU Merchant — เจาะลงถึงระดับ SKU ทีละรายการ ใช้สำหรับตรวจสอบความถูกต้องของจำนวนที่แนะนำ

กระบวนการอนุมัติ

คำแนะนำการสั่งซื้อ

        ↓

การวางแผนสั่งซื้อ (Review)

        ↓

อนุมัติ ✓  หรือ  ปฏิเสธ ✗

        ↓

สถานะ "รอสั่งซื้อ"

        ↓

สร้างใบสั่งซื้อ

สรุปขั้นที่ 2: ขั้นนี้ไม่ควรมองข้าม แม้จะดูเหมือนเพิ่มงาน แต่เป็นด่านที่จับความผิดพลาดก่อนที่จะเสียเงินจริง โดยเฉพาะในองค์กรที่มีหลายคนรับผิดชอบการจัดซื้อ
 

ขั้นที่ 3: สร้างใบสั่งซื้อ — จากแผนสู่เอกสารที่ส่งซัพพลายเออร์ได้

3 วิธีในการสร้างใบสั่งซื้อ

วิธีที่ 1 — สร้างด้วยตนเอง เหมาะสำหรับออเดอร์พิเศษหรือสินค้าที่ไม่ได้อยู่ในระบบคำแนะนำ รองรับการเพิ่ม SKU ได้ 2 แบบ:

• เพิ่ม SKU อย่างรวดเร็ว — Copy-paste จาก Excel โดยตรง (รูปแบบ: SKU + จำนวน + ราคาต่อหน่วย คั่นด้วยเว้นวรรค) รองรับสูงสุด 500 รายการต่อใบ

• เลือก SKU ด้วยตนเอง — ค้นหาและเลือกจากระบบ

วิธีที่ 2 — สร้างเป็นชุดด้วย Excel เหมาะสำหรับทีมที่ทำงานกับ Spreadsheet อยู่แล้ว ดาวน์โหลด Template กรอกข้อมูล และ Import กลับเข้าระบบ

วิธีที่ 3 — คัดลอกใบสั่งซื้อเดิม เหมาะสำหรับสินค้าที่สั่งซ้ำๆ กับซัพพลายเออร์เดิม ลดเวลากรอกข้อมูลซ้ำ

ข้อมูลที่สำคัญในใบสั่งซื้อ

• หมายเลข Tracking — ติดตามสถานะขนส่ง รองรับหลาย Tracking ต่อใบสั่งซื้อ

• เวลาที่คาดว่าจะมาถึง — ใช้สำหรับการวางแผนและการแจ้งเตือน

• ประเภทอัตราแลกเปลี่ยน — อัตราแลกเปลี่ยนวันที่ส่ง/Stock-in หรืออัตราคงที่

• ค่า First-mile และค่าใช้จ่ายอื่นๆ — รองรับการแบ่งสรรตามจำนวน ราคา น้ำหนัก หรือปริมาตร

สถานะของใบสั่งซื้อ

กล่องร่าง → รอจัดส่ง → ระหว่างทาง → รับสินค้าบางส่วน → เสร็จเรียบร้อย

เมื่อใบสั่งซื้ออยู่ในสถานะ "ระหว่างทาง" สต็อกจะถูกนับเป็น สต็อกระหว่างทาง ซึ่งระบบจะนำไปคำนวณในคำแนะนำรอบถัดไปโดยอัตโนมัติ — ป้องกันการสั่งซ้ำ

ขั้นที่ 4: แยกหรือรวมใบสั่งซื้อ — ยืดหยุ่นตามความเป็นจริง

ไม่มีการจัดซื้อใดที่เดินตามแผน 100% ระบบที่ดีต้องรองรับการปรับแก้ได้กลางทาง

รวมใบสั่งซื้อ (Merge PO)

เหมาะเมื่อ: สั่งสินค้าจากซัพพลายเออร์หลายรายแต่ต้องการส่งรวมในตู้เดียวกัน หรือต้องการชำระเงินรวม
เงื่อนไข: คลังสินค้า, ซัพพลายเออร์ และผู้สั่งซื้อต้องตรงกัน

แยกใบสั่งซื้อ (Split PO)

เหมาะเมื่อ: บาง SKU พร้อมส่งทันที แต่บาง SKU ต้องรอผลิต และไม่ต้องการให้รอกันทั้งล็อต
ผลลัพธ์: สินค้าที่พร้อมส่งได้ก่อน เข้าคลังได้เลย ไม่ต้องรอทั้งล็อต

สรุปขั้นที่ 4: ความยืดหยุ่นในการ Merge/Split คือสิ่งที่แยก "ระบบจัดซื้อสำหรับธุรกิจจริง" กับ "ระบบที่ทำงานได้แค่ในสถานการณ์สมบูรณ์แบบ" ออกจากกัน
 

ขั้นที่ 5: การควบคุมสิทธิ์ — ความปลอดภัยที่วัดได้

ระบบจัดซื้อที่ดีไม่ใช่แค่ "ทำงานได้" แต่ต้อง "ทำงานได้อย่างปลอดภัย" โดยเฉพาะในองค์กรที่มีหลายบทบาท

3 ระดับสิทธิ์ที่ควบคุมได้:

การควบคุมการมองเห็นต้นทุน: ปิดไม่ให้บัญชีย่อยเห็นราคาและต้นทุนได้ เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการแยก "คนที่รู้ต้นทุน" ออกจาก "คนที่ปฏิบัติงาน"
 

กรณีศึกษาจริง: ร้านพี่ก้อง กับการเปลี่ยนระบบจัดซื้อทั้งหมด

ข้อมูลร้าน

ก่อนปรับระบบ (2568)

ทุกวันจันทร์เช้า ทีมออเปอเรชันดึงรายงานยอดขายด้วยมือ คำนวณปริมาณสั่งซื้อด้วย Excel อาศัยประสบการณ์ปรับตัวเลข ติดต่อซัพพลายเออร์แต่ละรายแยกกัน ไม่มีระบบอนุมัติ ออเปอเรชันสั่งเองได้เลย

ผลลัพธ์ที่เจ็บปวด: ขาดสต็อกเดือนละ 3-5 ครั้ง, รอบหมุนสต็อก 75 วัน, ใช้เวลา 12 ชั่วโมง/สัปดาห์แค่วางแผนจัดซื้อ

หลังปรับระบบด้วย BigSeller (2569)

ขั้นที่ 1 — ตั้งค่าคำแนะนำการสั่งซื้อ ใช้เวลา 2 วันตั้งค่าครั้งแรกสำหรับ 120 SKU:

ผล: การตัดสินใจจัดซื้อจาก "คาดเดา" กลายเป็น "อ้างอิงข้อมูล" ขาดสต็อกจากเดือนละ 3-5 ครั้ง → เหลือ 0-1 ครั้ง

ขั้นที่ 2 — กระบวนการอนุมัติ ออเปอเรชันเสนอแผนจัดซื้อ → พี่ก้องตรวจและอนุมัติ → สร้าง PO ต่อ

ผล: ครั้งหนึ่ง ออเปอเรชันพิมพ์ยอดขายต่อวันผิด จาก 30 เป็น 300 พี่ก้องเห็นตัวเลขผิดปกติและปฏิเสธทันที หยุดการสั่งซื้อผิดพลาดมูลค่าหลักหมื่นบาทได้ทันเวลา

ขั้นที่ 3 — สร้างใบสั่งซื้ออัตโนมัติ จากแผนจัดซื้อ กดสร้าง PO ครั้งเดียว ระบบแยกออกเป็น 6 ใบตามซัพพลายเออร์โดยอัตโนมัติ

ผล: จากเดิมใช้เวลา 3 ชั่วโมงทุกวันจันทร์กรอกใบสั่งซื้อด้วยมือ → เหลือ 10 นาที

ขั้นที่ 4 — Merge/Split PO ตามสถานการณ์ เมื่อต้องรวมตู้คอนเทนเนอร์: รวม 3 ใบสั่งซื้อเข้าด้วยกัน ประหยัดค่าขนส่งไปหลายพันบาท เมื่อสินค้าขายดีขาดด่วน: แยกออกจากล็อตใหญ่ ส่งแบบด่วนได้เลย ไม่ต้องรอทั้งล็อต

ผล: ต้นทุนขนส่งลดลง ~15%, สินค้าขายดีขึ้นชั้นวางได้เร็วขึ้น ~40%

ขั้นที่ 5 — แบ่งสิทธิ์ตามบทบาท

ผล:ข้อมูลต้นทุนไม่รั่วไหล การแก้ไขใบสั่งซื้อโดยไม่ได้รับอนุญาตลดลง 90%

ก่อน vs หลัง: กระบวนการจัดซื้อเปลี่ยนไปอย่างไร

ใครควรใช้ระบบจัดซื้ออัจฉริยะ?

ระบบนี้เหมาะสำหรับผู้ขายที่มีลักษณะใดลักษณะหนึ่งต่อไปนี้:

✅ บริหารสินค้ามากกว่า 50 SKU ขึ้นไป ✅ มีซัพพลายเออร์มากกว่า 3 ราย ✅ มี คลังสินค้ามากกว่า 1 แห่ง ✅ เคยประสบปัญหา ของขาดสต็อกกลางแคมเปญ อย่างน้อย 1 ครั้ง ✅ ใช้เวลา มากกว่า 2 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ในการวางแผนจัดซื้อ ✅ มีทีมจัดซื้อมากกว่า 1 คน และต้องการควบคุมสิทธิ์

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

Q: ระบบคำนวณคำแนะนำการสั่งซื้อบ่อยแค่ไหน?
A: ระบบคำนวณอัตโนมัติทุกคืนเวลา 00:00 น. หากต้องการข้อมูล Real-time สามารถกดปุ่ม "คำนวณ" ด้วยตนเองได้ตลอดเวลา

Q: ถ้ายังไม่ได้ตั้งค่า เวลาสั่งซื้อล่วงหน้า และ วันปลอดภัย ระบบจะทำงานได้ไหม?
A: ระบบจะไม่สร้างคำแนะนำหากไม่มีการตั้งค่าตัวแปรเหล่านี้ การตั้งค่าครั้งแรกอาจใช้เวลา แต่ทำเพียงครั้งเดียวและระบบจะจำค่าไว้

Q: Sales Coefficient ใช้ทำอะไร?
A: ใช้ปรับความเอนเอียงของยอดขายในช่วงโปรโมชัน เช่น ถ้ายอด 11.11 สูงกว่าปกติ 5 เท่า ตั้ง Coefficient = 0.2 เพื่อให้ค่าเฉลี่ยไม่ถูกบิดเบือนจากยอดวันนั้นวันเดียว

Q: ความแตกต่างระหว่าง "คำแนะนำเตรียมสต็อก" และ "คำแนะนำของขาด" คืออะไร?
A: คำแนะนำเตรียมสต็อก = ยังมีของ แต่ต้องสั่งเพิ่มตอนนี้ก่อนจะหมด | คำแนะนำของขาด = ของหมดแล้ว ต้องสั่งด่วนที่สุด ทั้งสองแบบสร้างใบสั่งซื้อได้ด้วยคลิกเดียว

Q: ถ้าสร้างใบสั่งซื้อด้วยตนเองไปแล้ว คำแนะนำนั้นจะหายไปจากระบบไหม?
A: ใบสั่งซื้อที่ยังอยู่ในกล่องร่างจะยังแสดงในคำแนะนำ แต่เมื่อใบสั่งซื้อย้ายไปสถานะ "ระหว่างทาง" และสต็อกที่จัดซื้อเพียงพอ รายการนั้นจะถูกย้ายออกจากหน้าคำแนะนำโดยอัตโนมัติ

Q: ใบสั่งซื้อสามารถรวมกันได้ในเงื่อนไขใดบ้าง?
A: รวมได้เมื่อ คลังสินค้า, ซัพพลายเออร์ และผู้สั่งซื้อเหมือนกัน และเป็นใบสั่งซื้อทั่วไป (ไม่ใช่ PO จาก 1688)

Q: สามารถตั้งค่ากลยุทธ์การเติมสต็อกแตกต่างกันในแต่ละคลังได้ไหม?
A: ได้ ระบบรองรับการตั้งกลยุทธ์ตามคลังสินค้า ทำให้คลังสินค้าที่มีลักษณะการขายต่างกัน เช่น คลังในกรุงเทพฯ กับคลังต่างจังหวัด ใช้พารามิเตอร์ที่เหมาะสมกับตัวเองได้

 

บทสรุป: จัดซื้อที่ดีไม่ใช่เรื่องประสบการณ์ แต่เรื่องระบบ

ผู้ขายที่บริหารงานจัดซื้อได้ดีไม่ใช่คนที่มีสัญชาตญาณแม่นยำที่สุด แต่เป็นคนที่มีระบบที่แม่นยำ ประสบการณ์ยังคงมีคุณค่า แต่มันทำงานได้ดีที่สุดเมื่อนำมาใช้ตั้งค่าพารามิเตอร์ที่ถูกต้อง ไม่ใช่มาตัดสินใจในทุกรอบ

กระบวนการจัดซื้อครบวงจร 5 ขั้นที่กล่าวถึงในบทความนี้ ออกแบบมาให้ทำงานร่วมกัน: ข้อมูลจากขั้นที่ 1 ไหลเข้าสู่ขั้นที่ 2 การอนุมัติในขั้นที่ 2 เปิดทางสู่ขั้นที่ 3 ความยืดหยุ่นในขั้นที่ 4 ปกป้องแผนที่วางไว้ และการควบคุมสิทธิ์ในขั้นที่ 5 ทำให้ทั้งกระบวนการเดินได้อย่างปลอดภัย

เมื่อทุกขั้นตอนเชื่อมกัน การตัดสินใจจัดซื้อจะเปลี่ยนจาก "น่าจะพอ" ไปเป็น "ข้อมูลบอกว่าพอดี"

BigSeller ERP มีระบบจัดซื้อครบวงจรที่ครอบคลุมทั้ง 5 ขั้นตอน ตั้งแต่คำแนะนำการสั่งซื้ออัตโนมัติ การวางแผนและอนุมัติ ไปจนถึงการสร้างใบสั่งซื้อที่ยืดหยุ่นและการควบคุมสิทธิ์รายบุคคล รองรับผู้ขาย Shopee, TikTok Shop, Lazada และอีกกว่า 20 แพลตฟอร์ม ปัจจุบันให้บริการผู้ขายกว่า 1.1 ล้านรายทั่วเอเชียตะวันออกเฉียงใต้