Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, một hóa đơn điện tử hợp lệ phải thể hiện đầy đủ 12 nhóm nội dung bắt buộc, bao gồm thông tin hóa đơn, người bán, người mua, hàng hóa/dịch vụ, thuế GTGT, thời điểm lập hóa đơn, chữ ký điện tử và các thông tin theo quy định. Việc thiếu hoặc ghi sai các nội dung này có thể khiến doanh nghiệp phải điều chỉnh hóa đơn, ảnh hưởng đến việc kê khai thuế và quyết toán sau này.

12 nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Theo khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử cần có đầy đủ các thông tin sau:

Lưu ý: Một số loại hóa đơn điện tử đặc thù có thể được miễn hiển thị một số thông tin theo quy định riêng của Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Những điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý

Ngoài việc đảm bảo đủ 12 nội dung bắt buộc, doanh nghiệp cũng cần chú ý:

• Thông tin người mua và người bán phải chính xác, thống nhất với dữ liệu đăng ký thuế.
• Hàng hóa, dịch vụ phải ghi rõ tên, đơn giá và số lượng.
• Thuế GTGT cần được tính đúng theo từng mức thuế suất.
• Thời điểm lập hóa đơn phải đúng quy định.
• Hóa đơn điện tử có mã phải hiển thị đầy đủ mã của cơ quan thuế.
• Chữ ký điện tử của người bán phải hợp lệ theo quy định hiện hành.

Việc kiểm tra đầy đủ các thông tin trước khi phát hành sẽ giúp hạn chế sai sót và giảm rủi ro phải điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.

Một số trường hợp ngoại lệ

Không phải mọi hóa đơn điện tử đều bắt buộc hiển thị đầy đủ toàn bộ 12 nội dung.

Đối với một số lĩnh vực hoặc loại hóa đơn đặc thù, pháp luật cho phép lược bỏ một số thông tin theo hướng dẫn tại Điều 10 và các phụ lục của Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Doanh nghiệp nên kiểm tra quy định áp dụng đối với loại hóa đơn mình đang sử dụng để đảm bảo vừa đúng quy định vừa tránh phát sinh sai sót.

Cách xuất hóa đơn điện tử nhanh và đúng quy định

Đối với các doanh nghiệp hoặc nhà bán hàng có số lượng đơn lớn, việc nhập thủ công từng thông tin trên hóa đơn rất dễ xảy ra sai sót.

BigSeller hiện đã tích hợp MISA meInvoice, giúp tự động đồng bộ dữ liệu đơn hàng và tạo hóa đơn điện tử chỉ với vài thao tác.

Một số lợi ích nổi bật:

• Đồng bộ đơn hàng sang MISA meInvoice nhanh chóng.
• Tự động lấy thông tin khách hàng, sản phẩm và giá bán.
• Hạn chế sai sót khi nhập dữ liệu.
• Tiết kiệm thời gian xuất hóa đơn cho nhiều đơn hàng.
• Hỗ trợ quản lý hóa đơn tập trung cùng quy trình bán hàng đa kênh.

Nhờ đó, doanh nghiệp vừa đáp ứng đúng quy định về hóa đơn điện tử, vừa tối ưu quy trình vận hành và giảm khối lượng công việc thủ công.

Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn điện tử thiếu một số thông tin có hợp lệ không?

Không. Trường hợp hóa đơn thiếu các nội dung bắt buộc theo quy định có thể phải điều chỉnh hoặc thay thế tùy từng trường hợp.

Hóa đơn điện tử có bắt buộc phải có chữ ký của người mua không?

Thông thường không bắt buộc, trừ khi các bên có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định riêng.

Hóa đơn điện tử nào phải có mã của cơ quan thuế?

Chỉ các hóa đơn điện tử thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn có mã theo quy định của cơ quan thuế mới phải hiển thị mã này.

Kết luận

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử hợp lệ cần đảm bảo đầy đủ 12 nội dung bắt buộc về thông tin hóa đơn, người mua, người bán, hàng hóa, thuế, thời điểm lập và chữ ký điện tử. Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo quá trình kê khai và quyết toán thuế diễn ra thuận lợi.

Nếu doanh nghiệp thường xuyên xử lý số lượng lớn đơn hàng, việc sử dụng giải pháp quản lý bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử như BigSeller kết nối MISA meInvoice sẽ giúp tự động hóa quy trình xuất hóa đơn, giảm sai sót và tiết kiệm đáng kể thời gian vận hành.