Làm thế nào để quản lý vị trí hàng hóa và tìm sản phẩm nhanh chóng trong kho?

Để quản lý vị trí hàng hóa và tìm sản phẩm nhanh chóng trong kho, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống mã hóa vị trí lưu trữ, sắp xếp hàng hóa khoa học, cập nhật dữ liệu nhập – xuất – chuyển kho thường xuyên và sử dụng phần mềm quản lý kho (WMS). Khi mỗi SKU được gắn với một vị trí cụ thể, nhân viên có thể nhanh chóng xác định nơi lưu trữ, hạn chế lấy nhầm hàng và giảm thời gian xử lý đơn.

Đối với kho có nhiều mã hàng hoặc thường xuyên xử lý đơn đa sàn, việc quản lý vị trí kệ trên phần mềm còn giúp đồng bộ hoạt động nhập kho, lên kệ, bổ sung hàng và lấy hàng.

1. Vì sao cần quản lý vị trí hàng hóa trong kho?

Khi số lượng SKU tăng lên, việc chỉ ghi nhớ vị trí hàng hóa bằng kinh nghiệm của nhân viên không còn hiệu quả. Một sản phẩm có thể bị đặt ở nhiều khu vực, nhân viên mới khó tìm hàng, còn dữ liệu trên hệ thống có thể không khớp với vị trí thực tế.

Quản lý vị trí hàng hóa giúp doanh nghiệp:

• Tìm sản phẩm nhanh hơn: Biết chính xác SKU đang nằm ở khu vực, kệ hoặc ô nào.

• Hạn chế lấy nhầm hàng: Nhân viên có thông tin vị trí để đối chiếu trước khi lấy sản phẩm.

• Tận dụng không gian kho: Sắp xếp hàng hóa theo khu vực và khả năng lưu trữ.

• Kiểm soát hoạt động kho: Theo dõi hàng nhập, xuất và di chuyển giữa các vị trí.

• Giảm phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân: Nhân viên mới có thể tra cứu vị trí theo dữ liệu thay vì phải hỏi người quen kho.

2. 5 cách quản lý vị trí hàng hóa khoa học và hiệu quả

2.1. Phân chia kho thành các khu vực chức năng

Trước khi gán vị trí cho từng SKU, doanh nghiệp nên xác định cách bố trí kho theo quy trình vận hành. Có thể chia kho thành các khu vực như:

Việc phân khu giúp nhân viên xác định đúng nơi thực hiện từng công đoạn. Với kho lớn, có thể chia nhỏ hơn theo dãy kệ, tầng và ô chứa hàng.

Lưu ý: Cách phân chia cần phù hợp với mặt bằng và quy trình thực tế, không nhất thiết kho nào cũng phải có đầy đủ các khu vực trên.

2.2. Thiết lập mã vị trí lưu trữ (Bin Location)

Mỗi vị trí lưu trữ nên có một mã định danh riêng để nhân viên dễ nhận biết và tra cứu.

Ví dụ, mã A-02-03-05 có thể được quy ước như sau:

• A: Khu vực A.

• 02: Dãy kệ số 02.

• 03: Tầng kệ số 03.

• 05: Ô chứa hàng số 05.

Khi nhập kho, doanh nghiệp ghi nhận SKU và số lượng tương ứng với vị trí đã sắp xếp.

Nhờ đó, nhân viên có thể tra cứu theo SKU để xác định vị trí thay vì tìm kiếm thủ công trên từng kệ.

2.3. Sử dụng mã vạch hoặc QR Code

Mã vạch và QR Code giúp nhận diện sản phẩm, vị trí lưu trữ và hỗ trợ cập nhật dữ liệu trong quá trình vận hành.

Doanh nghiệp có thể triển khai quy trình:

1. In mã và dán nhãn tại từng vị trí kệ.

2. Quét mã sản phẩm để xác định SKU.

3. Quét mã vị trí lưu trữ.

4. Xác nhận số lượng hàng hóa được đặt vào vị trí.

5. Cập nhật dữ liệu trên phần mềm.

Khi cần tìm hàng, nhân viên có thể quét mã sản phẩm hoặc tra cứu SKU để xác định vị trí tương ứng.

Để phát huy hiệu quả, cần thống nhất cách tạo mã và cập nhật dữ liệu mỗi khi hàng hóa được di chuyển.

2.4. Sắp xếp hàng hóa theo tốc độ xuất kho

Không phải SKU nào cũng có tần suất xuất kho như nhau. Doanh nghiệp có thể áp dụng nguyên tắc ABC để bố trí hàng hóa theo mức độ luân chuyển:

Cách sắp xếp này giúp nhân viên ưu tiên tiếp cận những sản phẩm có tần suất lấy hàng cao, từ đó giảm quãng đường di chuyển.

Lưu ý, ABC là phương pháp phân loại và bố trí hàng hóa. Doanh nghiệp cần tự xác định nhóm sản phẩm dựa trên dữ liệu bán hàng hoặc tần suất xuất kho; không nên mặc định phần mềm quản lý kho nào cũng có chức năng phân loại ABC tự động.

2.5. Chuẩn hóa quy trình lấy hàng (Picking Process)

Quản lý vị trí lưu trữ và tối ưu lấy hàng là hai nghiệp vụ có liên quan nhưng không giống nhau:

• Quản lý vị trí lưu trữ (Bin Location Management): Xác định SKU đang nằm ở đâu.

• Tối ưu lấy hàng (Picking Optimization): Xác định thứ tự và cách di chuyển để lấy đủ sản phẩm trong thời gian hợp lý.

Một quy trình lấy hàng cơ bản gồm:

1. Tiếp nhận đơn hàng cần xử lý.

2. Xác định SKU và vị trí lưu trữ.

3. Tạo danh sách lấy hàng cho nhân viên.

4. Di chuyển đến các vị trí được chỉ định.

5. Kiểm tra SKU và số lượng.

6. Chuyển hàng đến khu vực đóng gói.

Với đơn hàng có nhiều SKU, nhân viên nên lấy hàng theo thứ tự vị trí hoặc tuyến đường hợp lý để hạn chế di chuyển qua lại nhiều lần.

3. BigSeller hỗ trợ quản lý vị trí hàng hóa và tìm sản phẩm như thế nào?

Đối với nhà bán hàng có nhiều SKU, nhiều đơn hàng và cần kiểm soát hàng hóa trong quá trình xử lý đơn, BigSeller cung cấp nhóm tính năng quản lý vị trí kệ trong mô-đun Kho hàng.

3.1. Thiết lập và quản lý vị trí kệ linh hoạt

BigSeller hỗ trợ tạo, chỉnh sửa và quản lý danh mục vị trí kệ. Người dùng có thể tạo vị trí thủ công hoặc nhập hàng loạt bằng file Excel, đồng thời gắn khu vực và ghi chú cho từng vị trí.

Hệ thống hỗ trợ hai chế độ:

• Một SKU – một vị trí: Mỗi SKU được quản lý tại một vị trí kệ duy nhất. Cách này giúp nhân viên dễ xác định nơi lấy hàng.

• Một SKU – nhiều vị trí: Một SKU có thể được lưu trữ tại nhiều vị trí khác nhau, phù hợp với kho cần phân bổ hàng hóa linh hoạt.

Doanh nghiệp nên lựa chọn chế độ phù hợp với cách tổ chức kho và quy trình lấy hàng thực tế.

3.2. Quản lý hàng nhập kho và hàng chưa lên kệ

Khi nhập hàng, người dùng có thể gán vị trí lưu trữ cho từng SKU. BigSeller cũng hỗ trợ lên kệ hàng loạt để xử lý nhiều sản phẩm cùng lúc.

Nếu hàng đã nhập kho nhưng chưa được sắp xếp vào vị trí cụ thể, doanh nghiệp có thể bật chức năng quản lý tồn kho chưa lên kệ. Số lượng hàng chưa lên kệ được theo dõi riêng trên hệ thống, giúp nhân viên biết những SKU cần tiếp tục xử lý.

Với hàng hoàn trả, hệ thống có thể gợi ý vị trí kệ để nhập lại hàng theo quy tắc của kho.

3.3. Chuyển vị trí và cập nhật thông tin hàng hóa

Khi cần thay đổi cách bố trí kho, người dùng có thể điều chỉnh vị trí của SKU trên hệ thống hoặc thao tác quét mã trực tiếp trên BigSeller App.

Việc cập nhật vị trí giúp dữ liệu lưu trữ phản ánh đúng tình trạng thực tế, hạn chế trường hợp hàng đã được di chuyển nhưng nhân viên vẫn tìm theo vị trí cũ.

3.4. Tra cứu sản phẩm theo SKU, tên hoặc mã vạch

BigSeller hỗ trợ tra cứu vị trí SKU theo mã SKU, tên sản phẩm hoặc mã vạch. Ngoài ra, người dùng có thể:

• Xem vị trí kệ trên danh sách tồn kho.

• Lọc danh sách theo vị trí lưu trữ.

• Xuất dữ liệu tồn kho ra Excel.

• Quét mã trên App để tra cứu thông tin SKU trong kho.

Nhờ đó, nhân viên không cần kiểm tra lần lượt từng kệ khi tìm sản phẩm.

3.5. Hiển thị vị trí trên phiếu lấy hàng

Doanh nghiệp có thể cấu hình mẫu phiếu lấy hàng để hiển thị khu vực và vị trí kệ của sản phẩm.

Khi nhận phiếu, nhân viên biết cần đến khu vực nào và lấy SKU tại vị trí nào. Điều này đặc biệt hữu ích khi kho có nhiều kệ hoặc nhiều nhân viên cùng tham gia xử lý đơn.

BigSeller cũng hỗ trợ thiết lập tự động in phiếu lấy hàng, giúp giảm thao tác thủ công trong quy trình xử lý đơn.

3.6. Bổ sung hàng lên kệ (Replenishment)

Trong mô hình kho có khu vực lưu trữ và khu vực lấy hàng, hàng hóa thường được lưu trữ ở một khu vực riêng rồi bổ sung sang khu vực lấy hàng khi cần.

BigSeller hỗ trợ nghiệp vụ bổ sung hàng lên kệ, giúp chuyển hàng từ vị trí lưu trữ sang vị trí lấy hàng. Doanh nghiệp có thể tạo phiếu bổ sung, theo dõi nhiệm vụ và thực hiện thao tác trên App.

Hệ thống còn hỗ trợ cảnh báo bổ sung theo khu vực, giúp nhân viên nhận biết nơi cần bổ sung hàng.

3.7. Lấy hàng theo đợt (Wave Picking)

Với kho có nhiều đơn hàng cần xử lý, việc lấy từng đơn riêng lẻ có thể khiến nhân viên phải di chuyển nhiều lần giữa các khu vực.

Lấy hàng theo đợt (Wave Picking) cho phép gom nhiều đơn vào một đợt lấy hàng, hỗ trợ tổ chức công việc theo khu vực và tuyến đường. Nhân viên có thể xử lý nhiều SKU trong cùng hành trình thay vì quay lại một vị trí nhiều lần.

Đây là nghiệp vụ hữu ích với nhà bán hàng có lượng đơn lớn, đặc biệt trong các đợt khuyến mãi hoặc mùa cao điểm.

4. Những lưu ý để duy trì dữ liệu vị trí kho chính xác

Dù sử dụng phần mềm nào, doanh nghiệp vẫn cần duy trì kỷ luật vận hành để dữ liệu vị trí luôn khớp với thực tế.

Một số việc nên thực hiện:

• Cập nhật vị trí ngay sau khi di chuyển hàng hóa.

• Xử lý danh sách hàng chưa lên kệ mỗi ngày.

• Kiểm tra các vị trí trống và vị trí đang chứa hàng.

• Đối chiếu số lượng thực tế với dữ liệu trên hệ thống.

• Quy định rõ trách nhiệm cập nhật vị trí cho nhân viên kho.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể theo dõi các chỉ số như độ chính xác tồn kho, độ chính xác vị trí, thời gian tìm sản phẩm và tỷ lệ lấy nhầm hàng. Mục tiêu cụ thể cần được điều chỉnh theo quy mô và đặc thù vận hành của từng kho.

5. Câu hỏi thường gặp về quản lý vị trí hàng hóa trong kho

Quản lý vị trí hàng hóa trong kho là gì?

Quản lý vị trí hàng hóa là việc xác định và ghi nhận nơi lưu trữ của từng SKU theo khu vực, dãy kệ, tầng hoặc ô chứa. Nhờ đó, nhân viên có thể tra cứu và lấy đúng sản phẩm khi cần.

Bin Location và SKU khác nhau như thế nào?

SKU là mã định danh sản phẩm, còn Bin Location là mã định danh vị trí lưu trữ trong kho. Một SKU có thể được gán vào một hoặc nhiều vị trí tùy theo cách tổ chức kho và khả năng của phần mềm.

Kho lớn nên chọn mô hình một SKU một vị trí hay nhiều vị trí?

Mô hình một SKU một vị trí giúp việc tìm kiếm và lấy hàng đơn giản hơn. Mô hình một SKU nhiều vị trí linh hoạt hơn khi hàng hóa được phân bổ ở nhiều khu vực. Doanh nghiệp nên lựa chọn dựa trên diện tích kho, số lượng hàng và quy trình lấy hàng.

Phần mềm quản lý kho có giúp tìm sản phẩm nhanh hơn không?

Có. Phần mềm có thể lưu trữ thông tin SKU, vị trí kệ và số lượng tồn. Nhân viên có thể tra cứu theo mã sản phẩm hoặc quét mã để xác định nơi lưu trữ, thay vì tìm thủ công.

Replenishment và Picking khác nhau như thế nào?

Replenishment là nghiệp vụ bổ sung hàng từ khu vực lưu trữ sang khu vực lấy hàng. Picking là nghiệp vụ lấy sản phẩm theo đơn hàng để chuyển sang đóng gói và xuất kho.

Kết luận

Muốn tìm sản phẩm nhanh và quản lý vị trí hàng hóa hiệu quả, doanh nghiệp cần kết hợp ba yếu tố: sắp xếp kho khoa học, mã hóa vị trí lưu trữ và cập nhật dữ liệu trên phần mềm. Khi quy trình nhập kho, lên kệ, bổ sung hàng và lấy hàng được kiểm soát thống nhất, việc tìm kiếm sản phẩm sẽ dễ dàng và hạn chế sai sót hơn.

Với nhà bán hàng đa sàn cần quản lý cả vị trí kệ lẫn quy trình xử lý đơn, BigSeller hỗ trợ kết nối các nghiệp vụ này trong cùng hệ thống quản lý kho và đơn hàng.

Khám phá BigSeller để tối ưu quản lý kho, vị trí kệ và quy trình xử lý đơn hàng.