Trong ngành làm đẹp và chăm sóc cá nhân đầy cạnh tranh tại Indonesia, Grace and Glow — thương hiệu mỹ phẩm nổi tiếng với các dòng sản phẩm chăm sóc cơ thể, chăm sóc tóc và chăm sóc da mặt đã tạo ra một bước nhảy vọt lớn về hiệu suất vận hành.

Nhờ triển khai hệ thống quản lý bán hàng đa kênh BigSeller, Grace and Glow đã nâng năng lực xử lý đơn hàng mỗi ngày từ mức 5.000 đơn, vốn từng là vấn đề khó khăn của đội ngũ vận hành lên 10.000 đơn/ngày. Con số này tương đương mức tăng 100%.

Câu chuyện của Grace and Glow cho thấy rõ một điều: số hóa vận hành và tự động hóa quản lý tồn kho đang trở thành nền tảng quan trọng giúp các doanh nghiệp thương mại điện tử mở rộng quy mô một cách bền vững.

Thách thức: Mắc kẹt trong thao tác thủ công, đồng bộ tồn kho tốn nhiều thời gian

Trước khi sử dụng BigSeller, Grace and Glow cũng gặp phải những bài toán vận hành quen thuộc của các nhà bán lớn trên sàn thương mại điện tử.

Khi lượng đơn hàng trên Shopee, TikTok Shop và nhiều kênh bán khác tăng mạnh, đội ngũ vận hành bắt đầu rơi vào tình trạng quá tải. Mỗi ngày, nhân viên phải đăng nhập thủ công vào từng trang quản trị của từng sàn để nhận đơn, kiểm tra đơn và xử lý đơn hàng.

Tuy nhiên, vấn đề khiến đội ngũ mất nhiều thời gian nhất lại nằm ở việc đồng bộ tồn kho giữa kho thực tế và tồn kho hiển thị trên các gian hàng online.

Grace and Glow phải tự phân bổ cùng một lượng hàng tồn cho nhiều gian hàng khác nhau. Không chỉ vậy, đội ngũ còn phải tính toán riêng cho từng sản phẩm bán lẻ và các combo sản phẩm. Quy trình phân bổ tồn kho phức tạp này thường tiêu tốn từ 2 đến 3 tiếng mỗi ngày, đồng thời tiềm ẩn rủi ro bán quá số lượng hàng thực có hoặc hết hàng nhưng không kịp cập nhật trên sàn.

Với một thương hiệu đang tăng trưởng nhanh, đây không chỉ là vấn đề về thời gian. Nếu tồn kho không được cập nhật chính xác, khách hàng có thể đặt mua sản phẩm đã hết hàng, trải nghiệm mua sắm bị ảnh hưởng, còn đội ngũ chăm sóc khách hàng và vận hành phải tốn thêm nhiều công sức để xử lý hậu quả.

Giải pháp: Tự động hóa đa kênh, phù hợp với tốc độ mở rộng của doanh nghiệp

Grace and Glow hiểu rằng, để tiếp tục tăng trưởng, hiệu suất vận hành phải được cải thiện trước tiên. Sau quá trình cân nhắc và đánh giá kỹ lưỡng, thương hiệu đã quyết định lựa chọn BigSeller.

Là một nền tảng ERP đa kênh dành cho thương mại điện tử, BigSeller không chỉ có hệ thống tính năng đầy đủ mà còn sở hữu mức chi phí phù hợp với các doanh nghiệp đang trong giai đoạn mở rộng nhanh.

Sau khi triển khai BigSeller, Grace and Glow đã loại bỏ được phần lớn các thao tác thủ công lặp đi lặp lại trong quy trình vận hành hằng ngày.

Tất cả đơn hàng từ nhiều sàn thương mại điện tử khác nhau được tự động đồng bộ và tập trung về một giao diện quản lý duy nhất. Đội ngũ không còn phải chuyển qua lại giữa nhiều trang quản trị để kiểm tra và xử lý đơn.

Bên cạnh đó, tính năng quản lý tồn kho tự động của BigSeller giúp đồng bộ tồn kho thực tế với tồn kho trên các gian hàng online theo thời gian thực. Đặc biệt, việc phân bổ tồn kho cho cả sản phẩm bán lẻ lẫn combo sản phẩm nay đã được tự động hóa hoàn toàn.

Những phép tính thủ công từng mất hàng giờ mỗi ngày giờ đây không còn là gánh nặng của đội ngũ vận hành.

Kết quả: Từ 3 tiếng xuống còn 5 phút, tăng tốc vận hành và kết nối liên phòng ban

Việc đưa BigSeller vào quy trình vận hành đã tạo ra thay đổi rõ rệt trong các chỉ số cốt lõi của Grace and Glow.

Trước đây, đội ngũ cần khoảng 3 tiếng để thiết lập và phân bổ tồn kho. Hiện tại, toàn bộ quy trình này chỉ còn mất khoảng 5 phút.

Sự thay đổi về tốc độ này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, mà còn giải phóng đáng kể năng lực làm việc của đội ngũ kho và nhân sự tuyến đầu. Nhờ đó, Grace and Glow có thể xử lý lượng đơn hàng lớn một cách chủ động hơn, giảm áp lực trong các giai đoạn cao điểm và hạn chế tình trạng quá tải kho.

Không chỉ đội ngũ vận hành được hưởng lợi, BigSeller hiện còn trở thành một nền tảng đáng tin cậy hỗ trợ phối hợp giữa nhiều bộ phận trong nội bộ Grace and Glow:

• Đội ngũ Marketing: Theo dõi nhanh tình hình tồn kho và hiệu quả bán hàng hằng ngày để điều chỉnh chiến dịch kịp thời.
• Đội ngũ Tài chính: Trích xuất dữ liệu bán hàng chính xác, phục vụ việc lập báo cáo tài chính.
• Đội ngũ Vận hành: Đảm bảo hàng hóa được quản lý xuyên suốt từ kho đến tay người tiêu dùng, hạn chế sai sót và gián đoạn.

“BigSeller thực sự là một bước ngoặt quan trọng trong cách chúng tôi quản lý vận hành. Trước đây, đội ngũ phải mất nhiều giờ chỉ để đảm bảo tồn kho trên Shopee, Lazada, Tokopedia và TikTok Shop được đồng bộ, vì chúng tôi luôn lo khách hàng sẽ thất vọng nếu sản phẩm hết hàng. Giờ đây, mọi việc được tự động xử lý chỉ trong vài phút. Các tính năng linh hoạt và dữ liệu chính xác từ BigSeller không chỉ giúp đội ngũ tuyến đầu yên tâm làm việc hơn, mà còn hỗ trợ bộ phận tài chính và marketing đưa ra quyết định kinh doanh nhanh hơn dựa trên dữ liệu thời gian thực.”
— Alifia, đại diện ban quản lý Grace and Glow

BigSeller đã thay đổi cách Grace and Glow vận hành như thế nào?

Về BigSeller

BigSeller là hệ thống quản lý bán hàng thương mại điện tử đa kênh trên nền tảng SaaS, được nhiều nhà bán khuyến nghị sử dụng. Giải pháp được thiết kế nhằm giúp các nhà bán tại Đông Nam Á, đặc biệt là Indonesia, quản lý hoạt động kinh doanh online đơn giản và hiệu quả hơn.

Thông qua khả năng tích hợp sâu với các nền tảng thương mại điện tử phổ biến như Shopee, TikTok Shop, Lazada và nhiều kênh bán khác, BigSeller hỗ trợ nhà bán quản lý toàn bộ hoạt động đa kênh trên một hệ thống duy nhất, từ hệ thống phân phối, bán lẻ offline qua POS cho đến livestream bán hàng trên Facebook.

BigSeller cung cấp giải pháp toàn diện cho nhiều khâu vận hành quan trọng, bao gồm xử lý đơn hàng tập trung, quản lý tồn kho theo thời gian thực, quản lý sản phẩm và báo cáo phân tích doanh số chính xác.

Với định hướng “hiệu quả và dễ sử dụng”, BigSeller đang đồng hành cùng hàng chục nghìn doanh nghiệp bản địa, từ các nhà bán nhỏ, doanh nghiệp vừa và nhỏ cho đến những thương hiệu lớn, trên hành trình tự động hóa vận hành và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Kết luận

Câu chuyện của Grace and Glow cho thấy khi doanh nghiệp thương mại điện tử bước vào giai đoạn tăng trưởng nhanh, vận hành thủ công sẽ rất dễ trở thành rào cản. Việc xử lý đơn hàng trên nhiều sàn, đồng bộ tồn kho, phân bổ hàng cho từng gian hàng và quản lý dữ liệu bán hàng không thể tiếp tục phụ thuộc vào thao tác thủ công nếu doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô.

Với BigSeller, Grace and Glow đã rút ngắn quy trình phân bổ tồn kho từ 3 tiếng xuống chỉ còn 5 phút, đồng thời nâng năng lực xử lý đơn hàng lên 10.000 đơn mỗi ngày.

Đây không chỉ là một cải thiện về hiệu suất, mà còn là bước chuyển quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành chắc chắn hơn, ra quyết định nhanh hơn và sẵn sàng cho giai đoạn tăng trưởng tiếp theo.