Cách xác thực định danh và cập nhật thông tin thuế Shopee

Người bán trên Shopee cần hoàn thành các yêu cầu về thông tin định danh và thông tin thuế theo hướng dẫn của nền tảng để đảm bảo thông tin gian hàng chính xác và đáp ứng các yêu cầu liên quan. Quá trình xác thực có thể bao gồm cung cấp thông tin shop, chụp giấy tờ tùy thân, xác minh khuôn mặt, quét NFC và điền thông tin thuế.

Trong bài viết này, BigSeller sẽ hướng dẫn chi tiết cách xác thực định danh và cập nhật thông tin thuế trên Shopee, những giấy tờ cần chuẩn bị, các lỗi thường gặp và cách kiểm tra trạng thái xác thực.

1. Vì sao người bán cần xác thực định danh và cập nhật thông tin thuế trên Shopee?

Xác thực định danh giúp Shopee kiểm tra danh tính của người đăng ký bán hàng và hỗ trợ xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch trên nền tảng. Trong khi đó, thông tin thuế được sử dụng để xác định thông tin liên quan đến nghĩa vụ thuế của người bán và phục vụ các hoạt động báo cáo, kê khai hoặc khấu trừ thuế khi áp dụng, cũng như lập hóa đơn phí dịch vụ từ Shopee theo hướng dẫn của nền tảng.

Theo hướng dẫn của Shopee, người bán thuộc các loại hình kinh doanh như cá nhân, hộ kinh doanh và công ty cần thực hiện xác thực thông tin theo yêu cầu áp dụng đối với tài khoản của mình.

Những rủi ro khi chưa hoàn tất xác thực định danh

Theo thông tin hướng dẫn của Shopee, người bán chưa hoàn thành xác thực định danh có nguy cơ gặp phải các hạn chế trong hoạt động kinh doanh, bao gồm:

• Gian hàng bị giới hạn hiển thị.

• Không thể chỉnh sửa sản phẩm hoặc đăng tải sản phẩm mới.

• Không thể thực hiện livestream.

• Không được xét duyệt hoặc có nguy cơ bị gỡ nhãn Shop Yêu Thích/Shop Yêu Thích+.

Các hạn chế cụ thể phụ thuộc vào yêu cầu và tình trạng tài khoản tại thời điểm xác thực. Vì vậy, người bán nên chủ động kiểm tra thông báo trong Kênh Người bán và hoàn tất các thông tin được yêu cầu để hạn chế nguy cơ gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Người bán có thể tham khảo quy định chính thức tại trang hướng dẫn của Shopee về thông tin thuế và thông tin định danh.

2. Cần chuẩn bị gì trước khi xác thực định danh và cập nhật thông tin thuế?

Trước khi bắt đầu, người bán nên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và kiểm tra thiết bị để quá trình xác thực diễn ra thuận lợi hơn.

Giấy tờ tùy thân hợp lệ

• Công dân Việt Nam: Chuẩn bị căn cước công dân (CCCD) theo yêu cầu xác thực trên Shopee.

• Công dân nước ngoài: Theo hướng dẫn được cung cấp, hộ chiếu chỉ áp dụng đối với người định danh thuộc loại hình kinh doanh là công ty. Người bán cần kiểm tra điều kiện cụ thể hiển thị trong quy trình xác thực.

Hình ảnh giấy tờ phải là ảnh gốc được chụp trực tiếp từ giấy tờ hợp lệ, không chỉnh sửa hoặc can thiệp bằng các công cụ xử lý ảnh.

Điện thoại có ứng dụng Kênh Người bán Shopee

Người bán cần sử dụng thiết bị di động có ứng dụng Kênh Người bán Shopee để quét mã QR và thực hiện các bước xác minh danh tính theo hướng dẫn trên màn hình.

Thiết bị hỗ trợ NFC

NFC là công nghệ giao tiếp không dây tầm ngắn, được sử dụng trong quy trình đọc thông tin từ chip trên CCCD gắn chip khi thiết bị và giấy tờ tương thích.

Nếu Shopee yêu cầu xác thực NFC, người bán cần chuẩn bị điện thoại có hỗ trợ công nghệ này. Với thiết bị Android, hãy kiểm tra phần cài đặt NFC và bật tính năng trước khi bắt đầu.

Thông tin shop và thông tin thuế

Người bán nên kiểm tra trước các thông tin như tên pháp lý hoặc tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email và các thông tin thuế được yêu cầu. Đối với tài khoản doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh, cần đối chiếu thông tin với giấy tờ và hồ sơ liên quan để hạn chế sai sót.

3. Hướng dẫn xác thực định danh và cập nhật thông tin thuế trên Shopee

Quy trình dưới đây được tổng hợp theo hướng dẫn của Shopee. Tên mục, giao diện và các bước hiển thị có thể thay đổi tùy theo tài khoản hoặc phiên bản ứng dụng.

Bước 1: Điền thông tin shop và kiểm tra cài đặt vận chuyển

Đăng nhập Kênh Người bán Shopee và kiểm tra các thông tin shop theo yêu cầu.

Người bán cần cung cấp thông tin chính xác về tên pháp lý hoặc tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email và những trường thông tin khác được yêu cầu trên hệ thống.

Tiếp theo, kiểm tra cài đặt vận chuyển và bật hoặc tắt các phương thức vận chuyển theo nhu cầu kinh doanh cũng như yêu cầu của Shopee.

Nếu đã hoàn thành phần thông tin shop và cài đặt vận chuyển, người bán có thể bỏ qua bước này và tiếp tục cập nhật thông tin định danh, thông tin thuế theo hướng dẫn.

(Ảnh minh họa lấy từ Học viện Shopee)

Bước 2: Xác thực thông tin định danh

Để bắt đầu xác thực, người bán thực hiện theo hướng dẫn trên Kênh Người bán Shopee.

Cách thực hiện:

1. Mở quy trình xác thực thông tin định danh trong Kênh Người bán.

2. Sử dụng điện thoại có cài ứng dụng Kênh Người bán Shopee để quét mã QR hiển thị trên màn hình.

3. Chọn loại giấy tờ tùy thân phù hợp với đối tượng cần xác thực.

4. Chụp ảnh CCCD hoặc hộ chiếu theo hướng dẫn.

5. Kiểm tra hình ảnh trước khi tiếp tục để đảm bảo giấy tờ hiển thị rõ ràng và đầy đủ.

(Ảnh minh họa lấy từ Học viện Shopee)

Đối với công dân Việt Nam, chọn CCCD theo hướng dẫn. Đối với công dân nước ngoài, việc sử dụng hộ chiếu được áp dụng theo điều kiện dành cho loại hình kinh doanh là công ty được nêu trong hướng dẫn của Shopee.

Lưu ý khi chụp ảnh giấy tờ:

• Sử dụng giấy tờ hợp lệ và còn nguyên trạng.

• Chụp trực tiếp giấy tờ, không sử dụng ảnh đã chỉnh sửa.

• Đặt giấy tờ trong khung hình theo hướng dẫn của ứng dụng.

• Đảm bảo hình ảnh đủ sáng, không bị lóa hoặc che khuất thông tin.

Ảnh giấy tờ rõ ràng và chính xác giúp hạn chế việc phải thực hiện lại bước xác minh.
 

Căn chỉnh CCCD nằm trong khung ảnh (Ảnh minh họa lấy từ Học viện Shopee)

Bước 3: Xác minh khuôn mặt

Sau khi hoàn tất bước chụp giấy tờ, người bán tiếp tục thực hiện xác minh sinh trắc học theo hướng dẫn trên màn hình.

Trong quá trình này, hãy làm theo yêu cầu của ứng dụng, đặt khuôn mặt đúng vị trí được chỉ dẫn và đảm bảo môi trường đủ ánh sáng để camera ghi nhận hình ảnh.

Nếu hệ thống không thể xác minh thành công, hãy kiểm tra lại điều kiện ánh sáng, vị trí khuôn mặt và các yêu cầu hiển thị trước khi thử lại.

Người bán không nên sử dụng hình ảnh khuôn mặt đã qua chỉnh sửa hoặc tìm cách can thiệp vào quy trình xác minh.
 

Vui lòng làm theo hướng dẫn Xác minh khuôn mặt- (Ảnh minh họa lấy từ Học viện Shopee)

Bước 4: Xác thực NFC bằng CCCD gắn chip

Nếu quy trình yêu cầu xác thực NFC, người bán cần thực hiện thêm bước đọc thông tin từ chip trên CCCD.

Cách thực hiện:

1. Kiểm tra điện thoại có hỗ trợ NFC hay không.

2. Nếu sử dụng Android, vào phần cài đặt của thiết bị và bật NFC nếu tính năng đang tắt.

3. Mở bước xác thực NFC trên ứng dụng và làm theo hướng dẫn.

4. Đặt điện thoại vào vùng có chip trên CCCD theo vị trí được chỉ dẫn.

5. Giữ thiết bị ổn định trong quá trình đọc thông tin và chờ hệ thống thông báo kết quả.

(Ảnh minh họa lấy từ Học viện Shopee)

Cách xử lý khi quét NFC không thành công:

• Kiểm tra NFC đã được bật hay chưa.

• Tháo ốp điện thoại nếu ốp cản trở việc đọc chip.

• Di chuyển điện thoại chậm rãi để xác định vị trí đọc NFC phù hợp.

• Giữ điện thoại ổn định khi thiết bị bắt đầu nhận tín hiệu.

• Kiểm tra kết nối mạng và thử lại nếu cần.

Theo hướng dẫn được cung cấp, việc đọc thông tin từ CCCD có thể bị ảnh hưởng bởi thiết bị và đường truyền. Người bán được khuyến nghị thử lại ít nhất 5 lần khi gặp lỗi đọc NFC.

Nếu vẫn không thành công, hãy kiểm tra khả năng tương thích của thiết bị và liên hệ bộ phận hỗ trợ Shopee khi cần thiết.

Bước 5: Cập nhật thông tin thuế

Sau khi thực hiện các bước xác thực được yêu cầu, người bán tiếp tục điền thông tin thuế trong Kênh Người bán Shopee.

Thông tin thuế được sử dụng để xác định các thông tin liên quan đến nghĩa vụ thuế của người bán, phục vụ hoạt động báo cáo, kê khai hoặc khấu trừ thuế khi áp dụng, đồng thời liên quan đến việc lập hóa đơn phí dịch vụ từ Shopee theo hướng dẫn của nền tảng.

Cách cập nhật thông tin thuế:

1. Mở mục thông tin thuế theo hướng dẫn trong Kênh Người bán.

2. Đọc kỹ yêu cầu đối với từng trường thông tin.

3. Điền thông tin chính xác, phù hợp với hồ sơ và loại hình kinh doanh của mình.

4. Kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu trước khi lưu.

5. Chọn Lưu để hoàn tất cập nhật.

(Ảnh minh họa lấy từ Học viện Shopee)

Nếu cần chỉnh sửa thông tin đã khai báo, người bán nên đối chiếu lại với hồ sơ gốc và thực hiện theo hướng dẫn trên hệ thống.

Không nên điền thông tin theo suy đoán hoặc sử dụng thông tin của người khác khi chưa xác định rõ đối tượng cần khai báo. Trường hợp chưa chắc chắn về thông tin thuế phải cung cấp, người bán nên tham khảo cơ quan thuế hoặc chuyên gia có chuyên môn phù hợp.

Để xem hướng dẫn chi tiết, truy cập trang hướng dẫn của Shopee về thông tin thuế và thông tin định danh.

Bước 6: Đồng ý với chính sách bảo mật và hoàn tất xác thực

Sau khi điền đầy đủ thông tin, người bán cần kiểm tra lại dữ liệu đã khai báo, đọc nội dung chính sách bảo mật được hiển thị và thực hiện xác nhận theo yêu cầu.

Tiếp theo, chọn Hoàn tất để gửi thông tin và hoàn thành các bước cập nhật theo hướng dẫn của Shopee.

Sau khi gửi thông tin, người bán nên kiểm tra trạng thái xác thực trong Kênh Người bán thay vì mặc định rằng hồ sơ đã được phê duyệt ngay lập tức.
 

(Ảnh minh họa lấy từ Học viện Shopee)

4. Cách kiểm tra trạng thái xác thực định danh trên Shopee

Sau khi hoàn tất các bước xác minh, người bán nên chủ động theo dõi kết quả để kịp thời xử lý nếu có yêu cầu bổ sung hoặc xác thực lại.

Theo hướng dẫn của Shopee, người bán có thể kiểm tra tại:

Kênh Người bán → Hồ sơ Shop → Thông tin định danh.

Tùy vào tình trạng hồ sơ, người bán cần xử lý theo hướng dẫn tương ứng.

Trường hợp 1: Thông tin định danh đang chờ xét duyệt

Nếu trạng thái hiển thị đang chờ xét duyệt, người bán nên theo dõi thường xuyên trong Kênh Người bán để cập nhật kết quả.

Không nên tự kết luận rằng hồ sơ đã được phê duyệt khi chưa có thông báo chính thức từ hệ thống.

Trường hợp 2: Thông tin định danh không được phê duyệt

Theo hướng dẫn được cung cấp, nếu thông tin định danh chưa được phê duyệt thành công, người bán cần thử lại ít nhất 2 lần nữa và chờ kết quả xét duyệt sau khoảng 3–5 ngày làm việc.

Trong thời gian này, nên kiểm tra lại chất lượng ảnh giấy tờ, độ chính xác của thông tin đã khai báo và các yêu cầu bổ sung được hiển thị trên hệ thống.

Thời gian xử lý thực tế có thể thay đổi. Người bán nên ưu tiên thông báo mới nhất từ Shopee đối với tài khoản của mình.

Trường hợp 3: Đã gửi thông tin nhưng chưa thấy kết quả

Nếu đã hoàn tất quy trình nhưng trạng thái chưa thay đổi, hãy kiểm tra lại mục thông tin định danh và thông báo trong Kênh Người bán.

Nếu hệ thống yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc thực hiện lại một bước xác minh, người bán cần hoàn thành theo hướng dẫn. Trường hợp trạng thái không được cập nhật trong thời gian dự kiến, có thể liên hệ bộ phận hỗ trợ Shopee để kiểm tra.

5. Những lỗi thường gặp khi xác thực định danh Shopee và cách xử lý

Trong quá trình xác thực, người bán có thể gặp lỗi liên quan đến giấy tờ, sinh trắc học, NFC hoặc thông tin đã khai báo. Dưới đây là những tình huống cần kiểm tra trước tiên.

Nếu đã thử các cách trên nhưng vẫn không thể hoàn tất xác thực, người bán nên liên hệ bộ phận hỗ trợ Shopee và cung cấp thông tin về tình trạng lỗi để được hướng dẫn cụ thể.

Kết luận

Xác thực định danh và cập nhật thông tin thuế là những công việc người bán trên Shopee cần chủ động kiểm tra và hoàn thành theo yêu cầu áp dụng cho tài khoản. Để hạn chế sai sót, hãy chuẩn bị giấy tờ hợp lệ, kiểm tra thông tin trước khi gửi, thực hiện đúng các bước xác minh và theo dõi trạng thái xét duyệt trong Kênh Người bán.

Đối với người bán đang vận hành nhiều gian hàng hoặc nhiều kênh thương mại điện tử, việc chuẩn hóa quy trình quản lý đơn hàng, tồn kho và thông tin vận hành cũng rất quan trọng để hạn chế sai sót khi kinh doanh đa kênh. BigSeller hỗ trợ quản lý hoạt động bán hàng tập trung trên nhiều nền tảng, giúp người bán tối ưu quy trình vận hành khi quy mô kinh doanh ngày càng mở rộng.

Tối ưu quản lý đơn hàng và tạo hóa đơn điện tử với BigSeller

Sau khi hoàn tất việc cập nhật thông tin thuế trên Shopee, người bán cũng nên chú trọng chuẩn hóa quy trình quản lý đơn hàng và hóa đơn để hoạt động kinh doanh thuận tiện hơn.

Với BigSeller, sau khi ủy quyền tài khoản MISA meInvoice và xử lý đơn hàng trên BigSeller, bạn có thể đẩy đơn hàng sang MISA meInvoice chỉ với một cú nhấp chuột. Hệ thống hỗ trợ đồng bộ thông tin đơn hàng và hàng hóa, giúp rút ngắn thao tác tạo hóa đơn điện tử, hỗ trợ thống kê tài chính và nâng cao hiệu quả quản lý công việc liên quan đến thuế.

Nếu đang kinh doanh trên nhiều kênh thương mại điện tử, bạn có thể tìm hiểu BigSeller – phần mềm quản lý bán hàng đa kênh để kết nối quy trình xử lý đơn hàng với việc tạo hóa đơn điện tử trên MISA meInvoice, giúp vận hành tập trung và tiết kiệm thời gian.

Khám phá BigSeller ngay hôm nay để tối ưu quy trình quản lý đơn hàng và hóa đơn điện tử cho hoạt động kinh doanh của bạn.