Tak Perlu Panik! Ini dia Cara Mengatasi Kesalahan Kirim Barang
Adinda 24 Okt 2025 01:06Copy link & title
Ketika berjualan online, kesalahan kirim barang adalah hal yang kadang tak bisa dihindari. Meski sudah berusaha sebaik mungkin, tetap ada kemungkinan barang tertukar, alamat salah, atau jumlah produk tidak sesuai. Situasi seperti ini akan membuat siapapun panik sangat mengalaminya, apalagi jika pelanggan langsung komplain. Tapi tenang, selalu ada cara mengatasi kesalahan kirim barang agar reputasi toko tetap terjaga dan pelanggan merasa dihargai. Penasaran? Simak artikel berikut sampai habis yuk!
Penyebab Umum Kesalahan Kirim Barang
Source: Freepik
Beberapa penyebab umum kesalahan kirim barang sering terjadi dan dialami seller online, diantaranya yaitu:
-
Human error, misalnya staf gudang salah mengambil produk.
-
Data pesanan tidak lengkap, alamat dari pembeli kurang jelas.
-
Sistem tidak sinkron, terutama jika penjual mengelola banyak toko di berbagai marketplace.
-
Proses packing terburu-buru, sehingga item tertukar atau tidak sesuai.
Beberapa penyebab tersebut sering membuat seller online mendapatkan komplain oleh pelanggan. Terlebih jika Anda memiliki banyak toko sekaligus di beberapa marketplace, ada baiknya untuk menggunakan sistem otomasi yang terintegrasi dengan setiap marketplace, seperti BigSeller.
BACA JUGA: Rahasia Cara Hitung Stok Barang yang Jarang Dibongkar Pebisnis Sukses
Cara Mengatasi Kesalahan Kirim Barang
Source: Freepik
-
Tetap Tenang dan Tanggap Cepat
Apabila mendapat laporan mendadak dari pelanggan, jangan dulu panik. Respon cepat sangat penting agar pembeli merasa diperhatikan. Balas pesan mereka dengan ramah, minta maaf, dan yakinkan bahwa masalah akan segera diselesaikan.
-
Verifikasi Kesalahan
Cek kembali invoice, sistem order, serta catatan pengiriman. Dengan begitu, penjual bisa memastikan letak kesalahan, apakah dari sisi toko, kurir, atau ada informasi yang kurang tepat yang berasal dari pembeli.
-
Berikan Solusi
Setelah kesalahan teridentifikasi, segera tawarkan solusi. Misalnya, kirim ulang produk yang benar tanpa biaya tambahan, jika barang salah sudah diterima, berikan opsi retur dengan ongkir ditanggung toko, sebagai bentuk kompensasi, Anda bisa memberikan voucher atau bonus kecil agar pembeli tetap merasa dihargai.
-
Jalin Komunikasi yang Jelas
Dalam menjalani bisnis online, komunikasi adalah kunci. Jangan biarkan pembeli menunggu tanpa kepastian. Berikan update mengenai proses retur, pengiriman ulang, atau kompensasi yang disepakati.
-
Catat dan Evaluasi
Setiap kesalahan kecil maupun besar harus selalu dicatat agar bisa dijadikan sebagai bahan evaluasi agar bisnis bisa lebih baik kedepannya. Catat setiap detail kasusnya, mulai dari penyebab, jenis kesalahan, hingga solusi yang diberikan ke pembeli.
BACA JUGA: 5+ Macam Jasa Ekspedisi Barang untuk Pengiriman Antarkota
Tips Mencegah Kesalahan Kirim Barang
Selain tahu cara mengatasi kesalahan kirim barang, penjual juga wajib tahu bagaimana cara mencegahnya. Berikut beberapa tips yang bisa diterapkan:
-
Terapkan sistem double check: Sebelum barang dikemas, lakukan pengecekan ulang oleh staf berbeda untuk meminimalisir human error.
-
Labeling yang jelas: Pastikan setiap produk memiliki label yang mudah dibaca agar tidak tertukar saat proses picking dan packing.
-
Training staff secara berkala: Tim gudang dan operasional perlu terus dilatih agar terbiasa mengikuti SOP yang ada.
-
Atur waktu packing: Hindari packing terburu-buru. Lebih baik menambah sedikit waktu namun hasil lebih akurat.
-
Gunakan sistem manajemen stok: Software atau aplikasi omnichannel bisa membantu sinkronisasi stok agar pesanan tercatat dengan benar.
Agar terhindar dari kesalahan kirim barang, software manajemen stok bisa menjadi pilihan setiap pebisnis online. BigSeller merupakan salah satu solusi automasi yang bisa membantu Anda mengatur pesanan masuk hingga pengiriman. Dengan sistem yang terintegrasi dengan beberapa marketplace, memudahkan seller online dalam mengelola toko meskipun berbeda marketplace. Pakai BigSeller dan registrasi sekarang untuk raih kesempatan untuk dapatkan VIP selama 7 hari!
